Esenta managementului o reprezinta functiile sau atributele,dupa cum a rezultat
din definitie.Cunoasterea si intelegerea functiilor managementului in mod aprofundat
constituie o premisa majora pentru descifrarea continutului stiintei si practicii
riguroase a managementului pentru insusirea si utilizarea eficienta a sistemelor
metodelor,tehnicilor,procedurilor si modalitatilor care-i sunt proprii. h3g24gk
Cel care a identificat si analizat procesele de management pentru prima data
a fost Henry Fayol,in cadrul lor definind cinci functii principale:
-previziunea
-organizarea
-comanda
-coordonarea
-controlul
Ulterior alti specialisti au partajat procesul de management diferit,stabilind
functii partial altele
Astfel,Justin Longeneker si Charles pringle delimiteaza patru functii:
-planificarea si luarea deciziilor
-organizarea pentru performante
-dirijarea si motivarea
-controlul rezultatelor
Dupa alte opinii,procesul de management se poate partaja,avand in vedere natura
sarcinilor implicate de desfasurarea lui si modul de realizare,in cinci functii:
-previziune
-organizare
-coordonare
-antrenare
-evaluare-control
Functia de previziune consta in ansamblul proceselor de munca prin intermediul
carora se determina principalele obiective ale firmei-societate comerciala sau
regie autonoma-si componentelor sale,precum si resursele si principalele mijloace
necesare realizarii lor.
Functia de coordonare consta in ansamblul proceselor de munca prin care se armonizeaza
deciziile si actiunile personalului firmei si ale subsistemelor sale,in cadrul
previziunilor si sistemului organizatoric stabilite anterior.
Functia de antrenare incorporeaza ansamblul proceselor de munca prin care se
determina personalul firmei sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor
previzionate,pe baza luarii in considerare a factorilor care il motiveaza.
Functia de evaluare-control poate fi definita ca ansamblul proceselor prin care
performantele firmei,subsistemelor si componentilor acesteia,sunt masurate si
comparate cu obiectivele si standardele stabilite initial,in vederea eliminarii
deficientelor constatate si integrarii abaterilor pozitive.
Functia de organizare desemneaza ansamblul proceselor de management prin intermediul
carora se stabilesc si delimiteaza procesele de munca fizica si intelectuala
si componentele lor (miscari,timpi,operatii,lucrari,sarcini etc),precum si gruparea
acestora pe posturi,formatii de munca,compartimente si atribuirea lor personalului
corespunzator anumitor criterii manageriale,economice,tehnice si sociale,in
vederea realizarii in cat mai bune conditii a obiectivelor previzionate.
Conceputa pentru a putea oferi forma concreta de desfasurare a functiilor firmei
,organizarea este remarcabila prin caracterul ei concret.Partea vizibila a organizarii
are un caracter formal si arata cum sunt repartizati oamenii pe posturi,cum
sunt grupate posturile in compartimente ,birouri,servicii,sectii si asa mai
departe,plasate intr-o verticala a ierarhiilor sau o orizontala a cooperarilor.Aspectul
formal al organizarii se explica prin ordonarea componentelor structurale cu
ajutorul unor norme,reglementari si documente care emana sub forma unor decizii
manageriale de la nivelul superior al organizatiei.
Partea nevazuta a organizarii are un caracter informal si arata cum se grupeaza
oamenii in cadrul structurilor formale,ca urmare a relatiilor spontane si flexibile
care se realizeaza intre ei in procesul muncii.Natura exacta a interactiunilor
dintre membrii structurii informale,uneori chiar scopurile in care se constituie
aceste grupuri nu sunt foarte clare si nici specificate in vreun mod .
Din cele aratate anterior se poate desprinde in mod evident faptul ca organizarea
are doua componente majore: procesele de munca si structurile de organizare.Corespunzator
cestor componente,organizarea imbraca doua forme principale:orgnizarea procesuala
si organizarea structurala.
Organizarea procesuala se concretizeaza in definirea fiecarui post de lucru
,in elaborarea fisei postului precum si in elaborarea instructiunilor de lucru
specifice fiecarui post.
Organizarea structurala asigura modelarea organizarii procesuale corespunzator
necesitatilor si posibilitatilor fiecarei firme.
Deci ,functia de organizare rspunde la intrebarile :cine si cum contribuie la
realizarea obiectivelor firmei?Raspunsul il constituie combinarea nemijlocita
a resurselor umane si in mod indirect ,materiale informationale si financiare
la nivelul locurilor de munca,compartimentelor si firmei in ansamblul sau.
In cadrul organizarii delimitam doua subdiviziuni principale.Mai intai organizarea
de ansamblu a societatii comerciale sau regiei autonome concretizate in stabilirea
structurii organizatorice si a sistemului informational.
Prin intermediul acestor doua componente de baza ale sistemului de management,se
asigura structurarea firmei,subordonate realizarii obiectivelor sale fundamentale.Aceasta
parte a functiei de organizaqre este exercitata de managementul superior al
firmei, conditionand sensibil eficienta procesului de management in ansamblul
sau
A doua categorie majora o reprezinta organizarea principalelor componente ale
intreprinderii:cercetarea-dezvoltarea,productia,personalul etc.Specific acestei
componente majore a functiei de organizare,predominand cantitativ,este realizarea
sa la nivelul managementului mediu si inferior,data fiind necesitatea luarii
in considerare a specificului proceselor de executie si de management supuse
organizarii si a volumului de munca apreciabil implicat.
De remarcat ca in firma moderna,organizarea inregistreaza o dezvoltare deosebita.Reflectarea
acestei situatii o reprezinta conturarea organizarii ca o disciplina stiintifica
de sine statatoare,care inglobeaza un ansamblu de concepte specifice si un bogat
evantai operational.Dintre acestea mentionam:analiza postului,analiza variabilei
organizatoriale,drumul critic,diagrama ASME,digrama GANTT ,graficul Hyjmans,operagrama,
organigrama etc.
De retinut ,deci ,la fel ca si la previziune,dublul caracter al organizarii
: functie a managementului si domeniu de sine statator, nu se exclud ci din
potriva sunt complementare evident subordonate realizarii obiectivelor fundamentale
ale societatii comerciale sau regiei autonome.Trecerea la economia de piata
impune o organizare cu un pronutat caracter creativ,flexibil si dinamic,de natura
sa asigure diferentierea sa in functie de caracteristicile agentilor economici
si mediului ambient,astfel incat sa faciliteze la maximum desfasurarea unor
activitati profitabile.
Tendinta in firmele moderne este ,asa cum subliniaza si cunoscutii profesori
americani Sarah Freeman si Kim Cameron,de a exercita organizarea intr-o viziune
supla si flexibila,urmarind diminuarea dimensiunii aparatelor manageriale.
Delegarea de autoritate si descentralizarea reprezinta tehnici si metode de
management care se reflecta in structura de organizare si regulamentele de functionare
ale firmei ca modalitati de prevenire a instalarii birocratiei si rutinei recunoscute
obstacole ale schimbarii si procesului general.
Principii de elaborare a structurii de organizare
Conceperea structurilor de organizare se realizeaza in stransa corelatie cu
evolutia factorilor de influenta,prezentati anterior,si cu respectarea unor
principii generale de elaborare.
1.Principiul unitatii obiectivelor.
O structura de organizare este eficienta daca asigura participarea fiecarui
salariat la atingerea obiectivelor firmei.
2.Principiul eficientei.
Structura de organizare este eficienta daca asigura atingerea obiectivelor firmei
cu costuri cat mai mici.
3.Principiul sferei de autoritate.
Fiecare titular al unui post de conducere poate coordona un numar optim de posturi
de executie.Acest numar depinde de complexitatea activitatilor conduse si gradul
de repetabilitate al acestora.
4.Principiul scalar.
Cu cat este mai clara linia de autoritate,cu atat mai eficiente vor fi responsabilitatea
luarii deciziei si comunicarea informatiilor,in ambele sensuri,pe directie verticala,in
piramida structurii de organizare.
5.Principiul delegarii prin rezultate dorite.
Autoritatea delegata spre managerii de mijloc si inferiori trebuie sa asigure
atingerea performantelor dorite.In acest scop,o parte din atributii,competente
si aautoritatea managerilor superiori se transfera subordonatilor fixandu-le
si rezultatele ce trebuie sa fie realizate.Delegarea de autoritatate nu reduce
responsabilitatea conducatorului.Cu alte cuvinte,responsabilitatea nu poatefi
delegata.
6. Principiul responsabilitatii absolute.
Responsabilitatea subordonatilor fata de manageri ,in legatura cu atingerea
obiectivelor postului,este absoluta.In acelasi context ,managerii sunt obligati
sa asigure conditiile necesare desfasurarii activitatilor subordonatilor
7.Principiul unitatii de comanda .
Intelegerea si respectarea relatiilor de munca ,dintre manageri si subordonati,
elimina posibilitatea aparitiei unor probleme si permite cresterea responsabilitatii
personale pentru rezultatele obtinute in procesul muncii.
8. Principiul nivelului de autoritate .
La delegarea de autoritate se transfera managerului delegat dreptul de a decide
,in limita competentelor acordate ,fara ca managerul superior sa intervina in
desfasurarea proceselor respective de munca.
9.Principiul diviziunii muncii.
Structura orgnizatorica este mai eficienta atunci cand activitatile ,atributiile
si sarcinile sunt delimitate de posturi de lucru in stransa concordanta cu pregatirea
profesionala de specialitate si motivatiile salariatilor.
10.Principiul definirii functiei.
Cu cat posturile de lucru si compartimentele au mai bine definite activitatile,atributiunile
sarcinile, obiectivele,responsabilitatile,competentele si autoritatea cu atat
nivelul performantelor este mai mare
11.Principiul separatiei.
In organizarea activitatilor de control si verificare ,persoanele titulare ale
posturilor de control executa sarcinile de verificare si control independent
de titularul postului de conducere al compartimentului controlat si raporteaza
rezultatele titularului postului de conducere superior pe linie de linie de
autoritate compartimentului controlat.
12.Principiul echilibrului.
Aplicarea diferitelor principii si tehnici de elaborare a structurii de organizare
trebuie sa tina cont de eficienta generala a structurii.Fiecare principiu ofera
avantaje si dezavantaje si de aceea aplicarea nu se face in mod rigid ci cu
asigurarea unui echilibru care sa confere structurii de organizare o eficienta
cat mai mare.
13.Principiul flexibilitatii.
Fiecare firma trebuie sa activeze in conditiile schimbatoare determinate de
mediul extern si intern.Aplicarea acestui principiu in elborarea structurii
de organizare,presupune nticiparea solutiilor ce trebuie s fie adoptate prompt,pentru
a nu reduce eficcitatea activitatilor firmei.
14.Principiul facilitarii actului de conducere.
Cu cat structura de organizare si delegarile de autoritate dau posibilitati
mai mri managerilor sa creeze si sa sustina un nivel ridicat de performanta,cu
atat mi mult vor putea fi dezvoltate abilitatile de conducere a acestora .
Principiile de elaborre a structurii de organizare nu trebuie sa fie absolutizate.
Acestea trebuie sa fie adaptabile in functie de conditiile concrete ale fiecarei
firme.De fapt,aceasta e o problema de cunoastere a modului cum trebuie folosite
aceste principii,o problema de discernamant si experienta in insusirea temeinica
a stiintei managementului.