3.1 Notiunea, importanta, intocmirea si prelucrarea documentelor

Contabilitatea se caracterizeaza prin fundamentarea si justificarea tuturor datelor ei pe baza de acte scrise prin care se consemneaza operatiile economice in momentul efecutarii lor. Dupa consemnarea in acte, operatiile economice sunt inregistrate in conturi pe baza actelor scrise. Nici o operatie economica nu se poate inregistra in contabilitate fara un act scris in care sa fie consemnata operatia economica respectiva. n1h20hu
Actele, documentele, se intocmesc atat pentru operatiile economice care produc modificari ale mijloacelor economice intr-o unitate, cat si pentru a dovedi la o anumita data existenta mijloacelor, surselor si a proceselor economice, angajarea si prezenta la lucru a personalului, volumul de munca depus si lucrarile efectuate in vederea salarizarii lui. Ele servesc la stabilirea relatiilor dintre intreprindere si angajatii ei etc.
Deci, documentele sunt acte scrise intocmite pentru operatiile economice in momentul efectuarii lor, cu scopul de a dovedi infaptuirea acestor operatii, precum si actele ocazionale de constatarea existentelor patrimoniale si pentru exercitarea functiilor organizatorice si administrative ale unitatilor patrimoniale.
In functie de continutul si destinatia lor, documentele pot avea un continut diferit in cadrul unitatilor. Astfel, documentele in care sunt consemnate operatii economice si financiare servesc direct ca baza pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate; alte documente nu sunt legate direct, ci indirect, de inregistrarile contabile, ele servesc prin datele lor la intocmirea unor documente care se inregistreaza in contabilitate (documente cumulative), iar altele nu au nici o legatura cu inregistrarile contabile, fiind utilizate pentru necesitati organizatorice-administrative. Dintre acestea, numai documentele care servesc direct sau indirect pentru inregistrarile contabile constituie documente de evidenta.
Documentele de evidenta reprezinta stadiul primar de oglindire a operatiilor economice. De aceea, totalitatea documentelor folosite pentru consemnarea operatiilor economice, in momentul producerii lor , sunt denumite si documente primare.
Importanta documentarii, ca procedeu al metodei contabilitatii, respectiv a documentelor ca instrumente al acestui procedeu, poate fi pusa in evidenta subliniind: a) Prin intermediul documentelor, contabilitatea cuprinde intreaga activitate a unitatilor, si anume: existenta, miscarea si modificarea mijloacelor economice si a surselor lor, intregul circuit economic, rezultatele finale ale activitatii desfasurate. b) Ele leaga organic toate formele evidentei economice constituind una din sursele de date ale lor. c) Suport pentru valorificarea gestiunilor, deoarece cu ajutorul lor se stabileste raspunderea persoanelor carora li se incredinteaza spre pastrare si folosire mijloacele economice, justificandu-se existenta si miscarea acestora. d) Servesc ca baza pentru efectuarea reviziilor, adica a constatarii lipsurilor, a cheltuielilor ilegale, a folosirii neeconomicoase a mijloacelor economice, a respectarii disciplinei financiare si de decontare. e) Prin intermediul lor se furnizeaza organelor de conducere informatii in vederea conducerii operative a proceselor de productie, aprovizionarii tehnico-materiale si desfacerii productiei, verificarii realitatii operatiilor economice etc. f) Importanta juridica deoarece, servind la stabilirea raporturilor dintre unitati, contribuie la respectarea disciplinei contractuale. In cazuri de litigii, expertize, lipsuri, fraude etc. se folosesc ca baza in cercetarea organelor judiciare. Astfel, registrele contabile, bilantul si documentele justificative constituie documente contabile oficiale pentru executarea controlului asupra operatiilor patrimoniale efectuate, fiind admise ca proba in justitie.
Documentele se intocmesc pe formulare tip manual (cerneala, pasta, creion chimic) sau cu mijloace tehnice la locul de munca unde se produc sau se participa la efectuarea operatiilor economice.
Pentru ca un document sa fie valabil, el trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii: sa fie scris clar si citet pentru a se evita orice posibilitate de interpretare; sa nu contina stersaturi sau corecturi; sa fie intocmit la timp; sa aiba anulate randurile libere; sa contina date exacte si reale; suma pentru valori banesti in cazul actelor justificative sa fie scrisa de doua ori, adica in cifre si litere.
Rectificarea greselilor se face in toate exemplarele documentului, prin taierea printr-o linie, cu cerneala a textului sau sumei gresite in asa fel incat sa se poata citi ceea ce a fost gresit, scriindu-se deasupra textul sau suma corectata. Pe documentul corectat se mentioneaza rectificarea, confirmata prin semnaturile persoanelor care au semnat initial documentul, mentionand si data efectuarii ei, pentru a putea recunoaste usor ca modificarea a avut loc in timpul intocmirii documentului si nu mai tarziu, si este cunoscuta de persoanele care l-au intocmit. La corectarea documentelor care consemneaza operatii de predare-primire a unor valori materiale este necesara confirmarea prin semnatura a celui care preda si preia. In documentele de casa si de banca nu se admit corecturi, ele se anuleaza ramanand in carnetul respectiv, fara sa se detaseze.
Daca la verificarea documentelor se constata erori, acestea se aduc la cunostinta persoanelor care le-au intocmit si a celor interesati in operatia consemnata in documentul respectiv.
Dupa completarea lor, documentele sunt prelucrate, adica sortate pe operatii, exprimate valoric marimile operatiilor economice si financiare, cumulate unele documente primare ce reflecta operatii de acelasi fel, verificate si in final inscrise conturile in care se va inregistra operatia respectiva.
In conditiile prelucrarii automatizate, documentele se utilizeaza ca baza de creare a purtatorilor tehnici de informatii sau se folosesc direct pentru introducerea informatiilor in instalatiile de prelucrare.

3.2 Continutul si clasificarea documentelor

Pentru reflectarea clara si precisa a continutului operatiilor economice, documentele trebuie sa cuprinda anumite date cu caracter obligatoriu. Indiferent de natura operatiei pentru care se intocmesc, exista o serie de elemente comune pe care trebuie sa le contina toate felurile de documente, si anume: denumirea documentului (factura, chitanta (anexa 2ab), bon de consum); antetul, adica denumirea si adresa unitatii care a intocmit documentul sau locul de munca unde s-a intocmit; data intocmirii documentului si numarul de ordine al acestuia; indicarea partilor care au contribuit la efectuarea operatiilor respective; continutul operatiei economice sau financiare si justificarea ei; etaloanele in care se exprima obiectul operatiei in functie de natura lui (cantitatea, valoarea) si semnaturile persoanelor care raspund de legalitatea operatiei consemnate in document si realitatea ei. In cazul eliberarii de mijloace economice, actul trebuie semnat de persoanele care au primit mijloacele economice, cele care le-au predat, precum si de persoana care a dispus de eliberarea lor.
In afara acestor elemente comune tuturor documentelor, ele mai cuprind, in functie de natura operatiei economice pe care o consemneaza, elemente specifice. Astfel, factura in operatiile de vanzari cuprinde si elemente specifice, ca: mentionarea comenzi si a contractului in baza caruia s-au expediat materialele, numarul avizului de expediere intocmit cu ocazia expedierii, contul de la banca al clientului din care se platesc materialele cumparate, respectiv contul furnizorului in care se incaseaza contravaloarea lor.
Tinand seama de anumite caracteristici ale documentelor, acestea se pot grupa dupa mai multe criterii, si anume:
Dupa natura operatiilor economice pe care le consemneaza, documentele se impart in : documente privind imobilizarile corporale, imobilizarile necorporale si financiare; valorile materiale; munca efectuata si salarizarea ei; calculatia costurilor; vanzarile; trezorerie; corespondenta; registratura, arhiva si documente contabile.
Dupa functia pe care o indeplinesc, se pot divide in: documente de dispozitie, justificative, mixte, contabile.
Documente de dispozitie contin dispozitia, adica ordinul de efectuare a unei operatii economice, precum si indicatiile necesare executarii ei, nefacand dovada efectuarii operatiei. Ele nu pot servi ca baza a inregistrarilor in contabilitate (comanda, dispozitia de livrare etc.).
Documentele justificative sau de executie cuprind date privind executarea efectiva a unei operatii economice servind ca baza a inregistrarilor contabile. Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care l-au intocmit, vizat si aprobat ori inregistrat in contabilitate.
Documentele mixte sau combinate cuprind in acelasi timp date privind dispozitia de a se executa o operatie economica, cat si executarea efectiva a ei. Astfel, bonul de consum de materiale este initial un document de dispozitie prin care se dispune eliberarea materialelor din depozit, iar cand este completat cu mentiunile privind eliberarea si primirea materialelor devine document de executie.
Documentele contabile se intocmesc de catre compartimentul de contabilitate pentru inregistrarea operatiilor in contabilitate sau pentru a evidentia elementele patrimoniale (note contabile (anexa 5a), fise de cont etc.).
Dupa circuitul lor, se divid in documente interne, care se intocmesc in cadrul intreprinderii si circula numai in interiorul ei (note contabile, bonuri de materiale folosite pentru eliberari de materiale sectiilor de productie) si documente externe, acre justifica raporturile economice cu alte intreprinderi sau persoane (facturile furnizorilor pentru materiale cumparate, extrasele de cont de banca).
Dupa continut, avem documente primare, care oglindesc o singura operatie economica, inregistrata pentru prima oara in acel document prin culegerea datelor de pe teren (facturi, cecuri, chitante, bonuri de materiale), si documente centralizatoare, care cuprind date referitoare la operatii de acelasi fel culese din mai multe documente primare (borderoul de prezentare a facturilor la banca, centralizatorul intrarilor, respectiv a iesirilor de materiale).
Dupa regimul de tiparire si folosire, sunt documente cu regim special si documente fara regim special. Cele cu regim special au un regim bine determinat de tiparire, completare, circulatie si arhivare. Aceste documente sunt prevazute pentru operatiile care afecteaza patrimoniul, cum sunt facturile pentru vanzari de bunuri, cecurile pentru operatiile bancare, chitantele pentru incasarile in numerar.

Evidenta acestor documente se tine cu ajutorul Fisei de magazie a documentelor cu regim special prin care se urmareste existenta si miscarea fiecarui fel de document. Inainte de a fi utilizate documentele cu regim special sunt inseriate, numerotate si parafate. Documentele anulate sau neutilizate se restituie la gestiunea documentelor cu regim special.
Documentele fara regim special se utilizeaza potrivit normelor generale de intocmire, circulatie si pastrare.

3.3 Tipizarea si verificarea documentelor

Tipizarea consta in elaborarea unor formulare de documente unitare pentru anumite operatii economice din cadrul unei ramuri sau din economia nationala. De asemenea, se stabilesc elementele pe care trebuie sa le contina documentele, marimea, forma si destinatia, circuitul si pastrarea fiecarui formular.
Tipizarea contine o serie de avantaje: a) asigura un sistem de evidenta, creandu-se posibilitatea prelucrarii si centralizarii operative a datelor si mecanizarii lor; b) permite obtinerea unor documente primare unice care sa poata fi utilizate in acelasi timp de: contabilitate, statistica si evidenta operativa; c) contribuie la reducerea cheltuielilor de imprimare; d) usureaza munca de completare intrucat, fiind identice, la schimbarea locului de munca angajatul nu trebuie sa-ti mai insuseasca tehnica de completare; e) reducerea numarului de documente la strictul necesar, elimina documentele inutile, paralelismul in intocmirea lor; f) simplifica continutul si contribuie la imbunatatirea continutului acestora, ceea ce in final asigura simplificarea si rationalizarea contabilitatii.
Din punct de vedere al utilizarii lor, formularele tipizate se impart in formulare comune privind activitatea financiar-contabila, emise de Ministerul Finantelor, si formulare specifice, elaborate de ministere, departamente, unitati de grup, asociatii profesionale sau de catre unitatea patrimoniala, in functie de necesitati.
Modelele registrelor de contabilitate si formularele comune sunt prevazute in “Nomenclatorul formularelor tipizate comune privind activitatea financiar-contabila”.

La rationalizarea si tipizarea documentelor trebuie sa se urmareasca in principal:
• documentele sa cuprinda indicatorii strict necesari compartimentelor care le utilizeaza;
• sa dea posibilitatea obtinerii datelor cu maximum de operativitate;
• sa asigure informatiile operative necesare conducerii compartimentelor din cadrul unitatilor;
• sa reduca volumul de munca pentru completarea documentelor:
• sa satisfaca cerintele prelucrarii automate a informatiilor.
Inainte de a fi inregistrat, fiecare document este supus unei verificari cu scopul de a descoperi erorile, actiunile ilegale sau incorecte, asigurand astfel exactitatea datelor contabile.
Verificarea documentelor se face sub trei aspecte: verificarea formala, a fondului si cifrica. Verificarea formala consta in controlul asupra intocmirii corecte a documentului. Astfel, se urmareste folosirea modelului de document corespunzator naturii operatiei consemnate, daca s-au completat toate datele, s-au specificat toate elementele necesare pentru redarea integrala a operatiei, documentul corespunde actelor justificative anexate, contine semnaturile necesare, nu au avut loc stersaturi sau corecturi fara a fi certificate. Verificarea cifrica consta in controlul exactitatii calculelor aritmetice. La verificarea de fond a documentelor se urmareste realitatea, necesitatea, oportunitatea si legalitatea operatiei economice inscrisa in documentul respectiv. Prin realitatea operatiei se intelege acea verificare prin care se constata ca intradevar operatia economica s-a facut la data, locul si in conditiile prevazute de document. De exemplu, se confrunta suma platita pentru cumpararea unor materiale cu cantitatea de materiale receptionata. Necesitatea consta in aprecierea daca operatia inscrisa in document este utila activitatii intreprinderii si este justificata economic. De exemplu, se compara cantitatea de materiale prevazuta in bonul de consum cu cea din documentatia tehnica de executie a produsului. Oportunitatea operatiei urmareste daca in momentul respectiv este util sa nu se efectueze operatia consemnata in document. De pilda, la achizitionarea unui material se constata ca acesta este necesar desfasurarii activitatii in viitor, insa, in momentul cumpararii, intrucat se imobilizeaza mijloace banesti in stocuri peste necesar, operatia nu este oportuna. La verificarea de fond se mai controleaza legalitatea operatiilor economice din documente, fiind considerate legale numai acelea care nu contravin legislatiei in vigoare.
Controlul operatiilor inregistrate in contabilitate se efectueaza de catre persoanele care conduc contabilitatea, de cele care executa controlul financiar preventiv, controlul financiar de gestiune, cenzori si de catre alte persoane imputernicite de unitate, de catre organele de control financiar si fiscal ale statului etc.
In mod obligatoriu, pentru stabilirea raspunderii concrete in privinta verificarii, trebuie sa existe pe fiecare document mentiunea de verificare si semnatura verificatorului, care se impune sa fie altul decat cal care a intocmit documentul. Dupa verificarea documentelor, acestea sunt pregatite in vederea inregistrarilor in contabilitate.

3.4 Circulatia documentelor

Deoarece documentele de evidenta stau la baza inregistrarilor contabile si constituie baza sistemului informational, un accent deosebit trebuie pus pe organizarea cat mai rationala a circulatiei documentelor.
Circulatia documentelor consta in parcursul descris de acestea din momentul intocmirii sau intrarii lor in unitate si pana la predarea lor in arhiva.
Circulatia documentelor trebuie astfel organizata incat toate documentele intrate la o anumita data in unitate sa fie verificate si inregistrate in cel mai scurt timp.
La organizarea circulatiei documentelor se impune respectarea urmatoarelor reguli:
- Circuitul documentelor sa se realizeze pe caile cele mai scurte, printr-un numar cat mai restrans de verigi, asigurand continuitate in miscarea documentelor prin aceste verigi. Documentele intrate in intreprindere trebuie inregistrate la registratura unitatii si repartizate operativ pentru rezolvare.
- Rezolvarea documentelor sa se faca complet si la termenul specificat in graficul de circulatie al documentelor, care prevede: denumirea documentului, compartimentul care il intocmeste, verificarea documentelor, verigile prin care circula documentele, lucrarile care se executa in fiecare etapa a circuitului si termenele de executie.
Graficul circulatiei documentelor, inainte de aplicare, trebuie aprobat de conducerea intreprinderii sau institutiei si prelucrat cu toti salariatii.
In intreprinderile mici se aplica circulatia centralizata a documentelor, acestea fiind indrumate mai intai la conducatorul unitatii care examineaza toata corespondenta, dand dispozitii de executare, pe cand in intreprinderile mari, in vederea reducerii circuitului documentelor si a executarii la timp a lucrarilor, se aplica principiul circulatiei descentralizate, cand documentele merg direct la serviciul respectiv.
Controlul rezolvarii calitative si operative a documentelor prezinta o importanta deosebita pentru tinerea la zi a evidentei, solutionarea reclamatiilor si sesizarilor salariatilor, tertilor etc.

3.5 Clasarea si pastrarea documentelor

Dupa rezolvarea completa si definitiva a documentelor, acestea parcurg ultima faza a circuitului lor-clasarea la dosar.
Prin clasare se intelege aranjarea documentelor intr-o anumita ordine strict determinata, care sa asigure o buna pastrare a lor si o gasire usoara pentru obtinerea informatiilor necesare. De precizia si corectitudinea ei depinde identificarea cu usurinta a oricarui act existent in arhiva intreprinderii.
Clasarea documentelor este reglementata de instructiuni speciale, care prevad criteriile pe baza carora se claseaza actele intrate sau iesite din intreprindere. In vederea gasirii cu usurinta a actelor se intocmeste o lista (nomenclator) a dosarelor, indicandu-se documentele care se claseaza in fiecare dosar.
In functie de durata de timp pentru care se efectueaza clasarea si dupa locul unde se gasesc documentele, clasarea poate fi provizorie si definitiva.

Clasarea provizorie cuprinde documentele rezolvate in sectoarele si serviciile functionale ale intreprinderii facandu-se in dosare corespunzatoare arhivei curente. Astfel, serviciul contabilitatii face clasarea provizorie a documentelor contabile, casierul a documentelor de casa etc.
Clasarea definitiva se face la arhiva generala a intreprinderii, la primirea documentelor complet si definitiv rezolvate de la arhiva curenta.
Clasarea documentelor in dosare se poate face dupa mai multe criterii, si anume: criteriul obiectului, nominal, corespondentilor, geografic, mixt etc.
Clasarea dupa obiect are cea mai larga utilizare si consta in gruparea documentelor pe categorii de probleme, asigurandu-se astfel includerea in acelasi dosar a documentelor potrivit importantei si a termenelor de pastrare a lor.
Criteriul nominal consta in gruparea intr-un dosar a documentelor care au aceeasi destinatie: facturi, procese- verbale etc.
Indiferent de clasarea folosita, in fiecare dosar, documentele se aranjeaza in ordine cronologica.
Pastrarea documentelor trebuie sa asigure o integritate deplina a lor, deoarece acestea servesc pentru controlul operatiilor economice efectuate, a exactitatii acestora si pentru scopuri de informare asupra activitatii intreprinderii.
Termenele de pastrare a documentelor in arhiva intreprinderii sunt fixate prin dispozitii legale si difera dupa natura si importanta documentului. Astfel, registrele de contabilitate si documentele justificative ce stau la baza inregistrarilor in contabilitate se pastreaza 10 ani de la data incheierii exercitiului, statele de salarii si bilantul contabil 50 de ani.

3.6 Reconstituirea documentelor

Reconstituirea documentelor se face in cazul pierderii, distrugerii sau sustragerii, in termen de 30 de zile, pe baza unui dosar de reconstituire, intocmit pentru fiecare caz in parte. Acest dosar trebuie sa contina:
- sesizarea scrisa in termen de 24 de ore de la constatare, a conducatorului, administratorului unitatii, coordonatorului de credite, sau a altei persoane care gestioneaza patrimoniul, de catre orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor acte, evidente sau lucrari privind gestiunea elementelor patrimoniale;
- daca pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor sau evidentelor constituie o infractiune se aduce la cunostinta si organelor de urmarire penala;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, distrugerii sau sustragerii intocmit in trei zile de la sesizare de catre conducatorul unitatii. El contine datele de identificare a actului disparut; numele si prenumele salariatului responsabil cu pastrarea actului; data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa. Procesul-verbal este semnat de catre conducatorul unitatii, contabilul sef, angajatul responsabil cu pastrarea actului si seful ierarhic al acestuia;
- declaratia scrisa a responsabilului cu pastrarea actului, a imprejurarilor in care acesta a disparut;
- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate;
- dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituire;
- actul reconstituit in copie.
Daca documentul provine de la o alta unitate, reconstituirea se va face de catre unitatea emitenta la cererea scrisa a conducatorului unitatii solicitante.
Documentele si evidentele reconstituite poarta obligatoriu si vizibil mentiunea “reconstituit” aratandu-se numarul si data dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.
Nu fac obiectul reconstituirii actele de cheltuieli nenominale pierdute sau sustrase inainte de inregistrarea in contabilitate, vinovatii suportand paguba cauzata.
Gasirea ulterioara a documentului original care s fost reconstituit nu anuleaza sanctiunile disciplinare sau penale. In acest caz actul reconstituit se anuleaza pe baza de proces -verbal.
Vinovatii raspund material de pagubele provocate din cauza disparitiei, sustragerii sau distrugerii temporare a documentelor si pentru cheltuielile facute cu reconstituirea si gasirea lor.
Conducatorii unitatilor raspund de evidenta tuturor reconstituirilor de documente si de pastrarea dosarelor de reconstituire.