Compartimentul contabilitate al unitatii este organizat conform prevederilor articolului 11 din legea contabilitatii NR. 82/1991 pe compartimente distincte conduse de contabilul sef.

Compartimentele care functioneaza in cadrul unitatii sint:

-Compartimentul Aprovizionare -; desfacere

-Compartimentul contabilitate

-Compartimentul financiar

In cadrul compartimentului Aprovizionare -; desfacere se intocmesc comenzile catre furnizori in vedera aprovizionarii unitatii cu marfurile necesare activitatii de comercializare pe care o desfasoara.

APROVIZIONAREA

Pina in anul 1996 aprovizionarea de la furnizorii din tara specializati in producerea pieselor pentru masini agricole se face in baza contractelor incheiate la inceputul anului intre furnizori si unitate.

Dupa aceasta perioada avind in vedere blocajul financiar la nivelul intregii tari precum si scaderii potentialului de cumparare al clientilor deserviti (in mare majoritate unitatile agricole de stat si asociatii agricole) unitatea a renuntat la incheierea contractelor, aprovizionarea facindu-se pe baza de comanda lansata catre furnizor. g3y11yf
Aprovizionarea se face cu mijloace de transportr proprii insotite de delegatii unitatii, sau sint aduse de catre furnizor, caz in caere sint percepute cheltuieli de transport.

La sosirea marfii aceasta este receptionata de catre gestionar si comisia de receptie care confrunta cantitatile din factura cu cele existente faptic.
De asemenea se face si o verificare a calitatii marfurilor primite.

Daca nu s-au constatat diferente se intocmeste nota de intrare receptie al carei numar este trecut pe spatele facturii; gestionarul semneaza de primirea marfii:

Daca se constata diferente tot pe spatele facturii se mentioneaza marfa refuzata la plata si numarul notei de intrare receptie dupa care se semneaza de cei care au receptionat marfa.
De aici factura merge la contabilitate unde este trecuta in registrul de scadenta.

Registrul de scadenta nu este un document tipizat; el este liniat intr-un registru si cuprinde urmatoarele rubrici:

-nr. Curent
-data
-furnizorul
-nr. Factura
-valoare
-modalitate de plata
-data scadentei
-delegatul care insoteste marfa
-TVA deductibil
-nr. Notei de intrare receptie si constatere de diferente

NOTA DE INTRARE RECEPTIE SI CONSTATARE DE DIFERENTE

Serveste ca:
-document pentru receptia valorilor materiale, piese de schimb, utilaje.
-document justificativ pentru incarcarea in gestiune
-act de proba in litigii cu carausii si furnizorii pentru diferentele constatate la receptie
-document justificativ de inregistrare in evidenta marfurilor si in contabilitate

Se intocmeste normal pe masura efectuarii receptiei de catre comisia de receptie la locul de depozitare, in doua exemplare

Circula la:

-magazie dupa semnarea de catre comisia de receptie, delegatii furnizorului si gestionar
-la compartimentul de aprovizionare pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate si certificarea efectuarii platilor catre furnizor
-la compartimentul financiar -; contabil pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica

Se arhiveaza la compartimentul financiar -; contabil
Nota de intrare receptie la sfirsitul lunii este contabilizata pe fiecare gestiune si apoi pe total gestiuni cu rubricile

-marfa
-ambalaje
-cota
-cheltuieli
-TVA deductibil
-total valoare

Pe baza acestui centralizator se intocmeste nota contabila 1. -; pentru intrari marfuri in gestiune.

DESFACEREA -; LIVRAREA marfurilor din magazie catre clienti se face pe baza de factura fiscala care se intocmeste normal in trei exemplare de catre compartimentul desfacere si se semneaza de catre reprezentantii acestuia.
Factura fiscala serveste ca:

-document de insotire a marfii pe timpul transportului
-document de incarcare in gestiunea primitorului (clientului)
-document justificativ de inregistrare in contabilitate (furnizorului si cumparatorului)

Circula la:

-compartimentul financiar, pentru acordarea vizei de control preventiv
-la persoanele care dispun incasari si plati din contul de la banca al unitatii
-la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor (exemplarul 2 al facturii, la care se adauga dispozitia de livrare)
-la compartimentul financiar -; contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 3)

Se arhiveaza:

-la compartimentul desfacere (exemplarul 2)
-la compartimentul financiar -; contabil (exemplarul 3)

La sfirsitul fiecarei zile se intocmeste borderoul de livrare in doua exemplare pe fiecare gestiune in parte de catre serviciul desfacere.
Acestea ajung la serviciul contabilitate insotite de exemplarul 3 al facturii. Aici se face verificarea aritmetica a calculelor si in cazul in care se constata erori se corecteaza atit factura cit si borderoul.

Se arhiveaza:

-la compartimentul desfacere (exemplarul 2)
-la compartimentul financiar -; contabil (exemplarul 3)

La sfirsitul fiecarei zile se intocmeste borderoul de livrare in doua exemplare pe fiecare gestiune in parte de catre serviciul desfacere.
Acestea ajung la serviciul contabilitate insotite de exemplarul 3 al facturii. Aici se face verificarea aritmetica a calculelor si in cazul in care se constata erori se corecteaza atit factura cit si borderoul.

Dupa verificare acestea merg la serviciul financiar unde sunt inregistrate in registrul jurnal al contului 4110 “Clienti”.
Cu acest jurnal se tine evidenta zilnica a clientilor pe fiecare factura in parte si contine rubricile:

-NR. Curent
-data
-NR. Factura
-marfa
-ambalaj
-cota
-TVA colectat
-total valoare

Cu ajutorul acestui jurnal se evidentiaza valoarea livrarilor zilnice total si defalcat.

La sfarsitul lunii pe baza totalului din luna, defalcat se poate intocmi nota contabila 2 -; livrari marfuri din gestiune.

Aceste doua note contabile -; 1 si 2 stau la baza intocmirii decontului de Taxa pe valoare adaugata.

Taxa pe valoare adaugata -; este un impozit indirect introdus in tara noastra incepand cu data de 1 Iulie 1993. Ea este definita conform Ordonantei Guvernului ca fiind diferenta dintre cumpararile si vanzarile aceluiasi stadiu al circuitului economic.

La inceput taxa a fost stabilita prin Ordonanta Guvernamentala nr.2/1998 la un procent de 18% din valoarea adaugata si 0% pentru bunurile si serviciile exportate. Incepand cu 1 Februarie 1998 taxa pe valoare adaugata s-a stabilit la 22% si 11%, iar incepand cu 1 Ianuarie 2000 s-a stabilit o cota unica de 19%.

Obligatia platii TVA ia nastere la data efectuarii livrarii, dar avind in vedere anumite exceptii cind exigibilitatea poate fi ulterioara sau anticipata faptului generator, in articolul 11.10 din Normele de aplicare aTVA , se precizeaza:
“Agentii economici platitori de TVA sint obligati pina la 25 ale lunii urmatoare, sa depuna deconturi pe baza datelor din jurnalul de vinzare si respectiv din jurnalul de cumparare.
Agentii economici care in anul anterior au realizat o cifra de afaceri sau dupa caz un volum al veniturilor de pina la 150 000 000 lei depun deconturile de plata pe valoarea adaugata trimestrial, pina la 25 ale lunii urmatoare trimestrului expirat.”

IN CAZUL SOCIETATII “ADMA” SRL CALARASI acest decont se intocmeste lunar in urma totalizarii fiselor de operatiuni diverse ale conturilor 4426 -; TVA deductibila si 4427 -; TVA colectata. Regularizarea taxei pe valoarea adaugata se face cu ajutorul contului 4423 -; TVA de plata si 4424 -; TVA de recuperat.

Comparind in cursul unei luni soldul contului 4426 -; TVA deductibil cu soldul contului 4427 -; TVA colectat pot aparea urmatoarele situatii:

a) daca TVA colectat este mai mare decit TVA deductibil rezulta ca diferenta reprezinta TVA de plata (4423);

b) dacaTVA colectat este mai mic decit TVA deductibil rezulta ca diferenta reprezinta TVA de recuperat (4424)

TVA de recuperat poate fi utilizat in lunile urmatoare in compensarea eventualului TVA de plata, sau putem face cerere de recuperare a lui in urmatoarele conditii:
1. Daca diferenta este rezultata dintr-un export, cererea se face in luna urmatoare si suma va fi recuperata dupa o prealabila verificare a contabilitatii de catre organele de control.

2. Daca suma de recuperat este rezultata din operatiuni obisnuite, cererea de recuperare se poate face daca suma de recuperat nu a putut fi compensata prin TVA de plata si daca suma de recuperat depaseste o anumita limita stabilita de lege la 10 000 000 lei.

Dupa ce s-a facut cererea de recuperare de TVA chiar daca banii nu au fost virati, suma respectiva nu mai poate fi utilizata pentru compensarea TVA de plata.

La sfirsitul lunii conturile 4426 -; TVA deductibil si 4427 -; TVA colectat nu au voie sa aiba sold ; de aceea ele trebuie sa fie soldate, adica
Rulaj debitor = Rulaj creditor (evident acestea vor corespunde cu total sume, deoarece soldul initial lipseste)

Pentru aceasta contul 4426 fiind un cont de activ, si avand un rulaj debitor prin colectare de TVA deductibil in cursul lunii va trebui sa se crediteze cu o suma egala cu rulajul debitor iar contul 4427 fiind cont de pasiv va trebui sa se debiteze cu o suma egala cu rulajul sau creditor.

Inchiderea acestor conturi se va realiza de fapt in corespondenta cu conturile 4423 -; TVA de plata si 4424 -; TVA de recuperat astfel:

a) daca rulaj 4427 > rulaj 4426 atunci 4427 se va debita in corespondenta cu 4426 in limita rulajului debitor al contului 4426 si cu contul 4423 -; TVA de plata pentru diferente prin formula contabila:

4427 = %
4426
4423

b) daca suma reflecta rulajul debitor al contului 4426 > rulajul contului 4427, atunci 4426 -; TVA deductibil se va credita in corespondenta cu contul 442 -; TVA colectat in limita soldului contului 4427 si cu contul 4424 -; TVA de recuperat pentru diferente prin formula contabila:

% = 4426
4427
4424

Pentru asimilarea contabilitatii TVA se ia urmatorul exemplu:

Pe baza centralizatorului notelor de intrare -; receptie pe luna iulie se inregistreaza intrarile de marfuri in valoare totala de 316 508 904 lei

-valoare marfa - 265 972 842 lei
-TVA deductibil -; 50 536 062 lei

% = 401 316 508 904 lei
265 972 842 3710
50 536 062 4426

Pe baza centralizatorului livrarilor pe luna iulie se inregistreza iesirea marfurilor din depozit astfel:

VALOARE MARFA -; 276 861 455 LEI
COTA -; 11 798 756 LEI
CHELTUIELI TRANSPORT -; 815 000 LEI
TVA COLECTAT -; 54 983 456 LEI
TOTAL VALOARE -; 344 458 667 LEI

4110 = % 344 458 667
3710 276 861 455
707 11 798 756
708