p8e8ey
1.1. PREZENTARE GENERALA
Se adreseaza intreprinderilor si organizatiilor care incearca sa valorizeze cat mai bine investitia in Tehnologia Informationala (TI), sau celor care planuiesc sa faca una.
Scopul acestei brosuri este de a familiariza echipa de manageri cu problemele implicate de alcatuirea unui buget pentru TI -; de la crearea unei structuri durabile, sigure si functionale, la dezvoltarea si actualizarea acesteia.
Intregul material porneste de la nevoile functionale ale unei afaceri si continua cu determinarea software-ului, hardware-ului si a serviciilor necesare pentru servirea cat mai eficienta a acestor nevoi. in paralel este dezvoltat si un mic studiu de caz pentru o microintreprindere care doreste sa realizeze o serie din functiile sale cu ajutorul TI.
1.2. PRINCIPALELE FUNCTII INDEPLINITE DE TI:
COMUNICARE
Prima functie de baza indeplinita de TI este cea de comunicare, iar una dintre problemele comunicarii este canalul de comunicare, mai precis lungimea sa. Comparativ cu inceputul secolului, cand abia aparuse telefonul, acum exista o multime de mijloace care faciliteaza comunicarea la distanta: telefoanele mobile, televiziunea, Internetul, e-mail-ul fiind doar cateva exemple. Prin folosirea acestor canale de comunicare, oamenii isi imbunatatesc eficienta, in principal prin reducerea timpului de acces la anumite informatii sau date.
Chiar daca exista mai demult, posibilitatea de comunicare la distanta era de obicei 1 la 1, spre deosebire de momentul actual, in care se poate comunica 1 la n (transmiterea unui discurs / curs la distanta catre mai multi participanti) sau n la n (video conferinte)
TI satisface cu succes aceste nevoi de comunicare, in special prin e-mail, care in afaceri, cu exceptia cerintelor legale, a inlocuit aproape total posta clasica.
PARTAJAREA RESURSELOR / INFORMATIILOR
Partajarea resurselor este necesara intr-o organizatie in primul rand din considerente economice. De exemplu, este mult mai usor ca intr-o firma toti angajatii sa foloseasca aceeasi imprimanta, in loc sa se cumpere cate una pentru fiecare post de lucru (calculator).
Lucrurile stau la fel si in cazul gestiunii datelor, unde se pune problema sincronizarii versiunilor. Sa luam un alt exemplu: Popescu de la Contabilitate si Georgescu de la Stocuri utilizeaza aceleasi date. Daca acestea ar fi tinute in doua fisiere separate, pe calculatoare separate, ar fi greu sa se gestioneze modificarile diferite facute de cei doi asupra aceluiasi set de date. Cineva ar trebui sa urmareasca ultimele modificari facute de Popescu, sa le imbine cu modificarile facute de Georgescu si apoi sa anunte ca fisierele sunt actualizate, iar aceste operatii tin blocate mai multe resurse (in primul rand persoana care ar trebui sa faca aceste sarcini) si necesita astfel un cost suplimentar. Ei bine, acest neajuns este inlaturat de TI, care poate pune la dispozitia utilizatorilor un singur fisier. Acest lucru se realizeaza prin tehnologia de partajare a fisierelor (file sharing). De obicei, fisierele stau pe un singur calculator (numit server). Daca un utilizator are nevoie de o informatie, sau trebuie sa modifice anumite date, care apoi trebuie sa fie disponibile si pentru ceilalti, el acceseaza fisierul de pe server, il modifica si il inregistreaza, iar ceilalti utilizatori vor vedea imediat modificarile la urmatoare accesare a fisierului.
EVIDENTA (URMARIRE)
TI permite evidenta computerizata a anumitor date (de exemplu, datele despre angajatii unei companii sau despre facturile emise si incasate de compania respectiva), oferind in felul acesta si posibilitatea prelucrarii usoare a acestora (centralizari, statistici, calculul indicatorilor.)
Evidenta se poate intelege si la modul urmaririi activitatii unei persoane (de exemplu, inregistrarea automata a operatiilor facute de un utilizator pe un calculator, pentru analiza sau referinta ulterioara).
CONTROL
Revenind la exemplul cu datele, se poate gestiona accesul la date prin politici de drepturi. Partajarea datelor permite unui numar de persoane sa foloseasca acelasi set, numai pentru citire (utilizatorul poate vedea continutul fisierului respectiv, dar nu il poate modifica), modificare, copiere sau imprimare. Mediul afacerilor impune o serie de restrictii minime, ce tin de accesul sau modificarea anumitor date. De aceea utilizatorii vor avea niveluri diferite de permisiuni. TI faciliteaza acest proces de atribuire a permisiunilor, care in mod traditional nici nu ar putea fi oferite in mod eficient (imaginati-va ce trebuie facut pentru a putea restrictiona posibilitatea de a sterge sau modifica o data scrisa pe o hartie fara insa a restrictiona citirea ei catre un anumit grup de persoane.)
Controlul se poate gestiona nu numai asupra fisierelor sau aplicatiilor software, ci si asupra echipamentelor fizice. De exemplu, se pot implementa politici care permit doar anumitor utilizatori folosirea imprimantei sau a unui dispozitiv de scriere a CD-urilor (CD-Writer.)
1.3. SOFTWARE:

Legatura dintre TI si organizatie
Aceasta este structura tipica pentru o organizatie, din punct de vedere al legaturii cu TI. Toate departamentele din cadrul unei companii depind de aplicatiile folosite (pe schema notate cu software), care nu pot rula fara echipamente hardware.
SISTEMELE DE OPERARE (SO)

Sistemul de operare (SO) reprezinta cel mai important program care ruleaza pe un calculator. Este necesar ca fiecare calculator sa aiba un SO pentru a putea rula alte programe. Sistemele de operare indeplinesc sarcini de baza, cum ar fi recunoasterea semnalelor de la tastatura, trimiterea rezultatelor pe monitor (ecran), evidenta fisierelor pe disc, controlul asupra echipamentelor periferice, cum ar fi hard disk-urile sau imprimantele.
Sistemele de operare ofera o platforma software pe care se sprijina toate celelalte programe, numite aplicatii. Multe aplicatii sunt facute sa ruleze doar pe un singur sistem de operare, deci alegerea sistemului de operare se face in functie de aplicatiile care se doresc a rula pe el.
Pentru calculatoarele personale (cunoscute sub acronimul PC -; Personal Computer) cele mai cunoscute sisteme de operare sunt:
- DOS (Disk Operating System)
- Windows (cu versiunile sale mai vechi Windows 95, Windows 98, si cele mai noi Windows 2000, Windows XP)
- Linux (cu distributiile: SuSe, Debian, Mandrake, Red Hat, Caldera)
- FreeBSD
SUITE DE PROGRAME DE BIROU
Suitele de programe de birou reprezinta pachete de aplicatii care includ programe pentru a crea, partaja si analiza datele. In mod obisnuit, aceste pachete includ aplicatii pentru editarea documentelor (aplicatii cunoscute si sub numele de editoare de texte - „word processing”), calcul tabelar („spreadsheet”) si conceperea prezentarilor.
Aceste aplicatii se vand de obicei intr-un singur pachet, din considerente de pret, integrare intre programele care compun pachetul si rentabilitate pentru un utilizator normal (care in acest fel nu mai este nevoit sa cumpere licente diferite, de la furnizori diferiti.)
Suita cea mai cunoscuta si folosita la ora actuala este Miscrosoft Office, care pana in prezent a cunoscut mai multe versiuni: MS Office 95, MS Office 97, MS Office 2000, MS Office XP. Aceasta suita ofera:
• MS Word -; pentru editarea documentelor
• MS Excel -; pentru calcul tabelar
• MS PowerPoint -; pentru crearea prezentarilor
• MS Outlook -; pentru e-mail
Sub Linux exista suitele StarOffice, 602 si OpenOffice, cu programe similare, dar destinate initial a rula sub Linux. Diferenta majora intre suitele pentru Microsoft si cele pentru Linux ar fi costul mai scazut si facilitatile mai reduse ale celor pentru Linux. Un alt lucru demn de luat in seama este faptul ca la suitele de programe sub Linux exista posibilitatea de a crea documente partial compatibile cu cele pentru platforma Microsoft.
Ca alternative la suitele de birou exista programe care ofera suport pentru anumite functionalitati din cadrul unei suite, dar care se vand separat de aceasta (de exemplu, editoare de text independente sau programe de e-mail independente). Ca avantaje ale acestor tipuri de programe, putem mentiona faptul ca uneori sunt mai robuste si ofera mai multe facilitati de prelucrare a datelor (de exemplu, editoarele de text pentru tipografii). Ca dezavantaj, putem aminti faptul ca nu ofera intotdeauna documente standard (de exemplu, formatarea facuta cu un anumit editor de text se pierde atunci cand se editeaza documentul cu un alt editor de text decat cel in care a fost creat).
LUCRUL IN GRUP
Programele pentru lucrul in grup sunt cunoscute sub numele de „groupware” sau „workgroup productivity software”. Programele groupware ii ajuta pe utilizatori sa lucreze impreuna pe aceleasi date, chiar daca fizic sunt la distanta unii de altii. Datele pe care ei opereaza se refera in general la calendar, e-mail, planuri de proiecte si facilitati cum ar fi teleconferinte sau video conferinte.
Printre elementele cheie ale tehnologiei groupware se regasesc:
- Comunicarea. Reprezinta poate cea mai importanta functionalitate pusa la dispozitia utilizatorilor de catre tehnologiile groupware. O comunicare eficienta se asigura prin e-mail, Internet, teleconferinte si videoconferinte.
- Coordonarea. Prin intermediul unei tehnologii groupware se pot coordona usor activitatile mai multor utilizatori, prin repartizarea sarcinilor, de exemplu, pe care le vad toti cei implicati in procesul respectiv.
- Distribuirea. Tehnologiile groupware ofera facilitati pentru a distribui, de exemplu, materiale, foarte usor in cadrul unei echipe (trimit un singur e-mail cu o anumita documentatie la toti utilizatorii care au nevoie de ea.)
- Posibilitatea extinderii, in sensul ca un sistem care implementeaza o tehnologie groupware poate fi usor extins (i se pot aduce imbunatatiri), fara costuri foarte mari sau configurari foarte complicate.
- Transparenta. in mod normal, un proiect implica mai multe persoane si fiecare dintre ele trebuie sa vada la un moment dat ce fac ceilalti din cadrul echipei, adica sarcinile si rezultatele trebuie sa fie transparente tuturor celor implicati in proiect. Acest lucru se implementeaza usor prin partajarea informatiilor si a datelor.
- Partajarea conexiunilor la Internet, in sensul ca mai multe calculatoare aflate in retea pot folosi conexiunea configurata pe un singur calculator dintre ele pentru a se conecta la Internet.
PROGRAME DEDICATE
Se refera la aplicatii scrise pentru un anumit tip de activitati. Aici se pot include programele de contabilitate, de salarizare, de gestiune a stocurilor, a achizitiilor si a vanzarilor. Aceste programe sunt in general cunoscute de specialistii (contabili, analisti financiari) din domeniile pe care le deservesc.
A FABRICA SAU A CUMPARA Una dintre problemele cu care se confrunta adesea un manager este aceea de a cumpara sau a dezvolta software in interiorul organizatiei („in-house”). Desi pe piata exista multe solutii pentru o anumita problema, unii manageri aleg uneori varianta dezvoltarii unui software cu propriile resurse, in marea majoritate a cazurilor dintr-un fals motiv: costul.
Argumentele pentru a dezvolta software in interiorul organizatiei:
- cateodata nevoile unei anumite organizatii sunt unice (nu se regasesc implementate intr-una din solutiile de pe piata);
Argumentele pentru a cumpara software:
- de multe ori este mai ieftin ;
- in acest caz beneficiezi si de suportul, serviciile de intretinere si facilitatile de upgrade oferite de vanzator;

- prin cumpararea unor programe se pot elibera anumite resurse umane interne ce pot fi realocate in interiorul organizatiei pentru alte nevoi, care nu pot fi satisfacute cumparand resurse din exterior;
- timpul de implementare este mai scurt, in acest fel diminuand perioada de recuperare a investitiei;
- se beneficiaza de investitia furnizorului in cercetare/dezvoltare si in perfectionarea continua a produselor sale.
In concluzie, atunci cand suntem confruntati cu aceasta alegere, trebuie sa avem in vedere urmatoarele aspecte: flexibilitatea, posibilitatile de imbunatatire / extindere, costul total al proprietatii (TCO - Total Cost of Ownership). TCO reprezinta un mod de calcul al costurilor care ii ajuta pe consumatori sau manageri sa evalueze atat costurile de achizitie, cat si costurile colaterale in raport cu beneficiile, atunci cand achizitioneaza o componenta TI (fie ea hardware sau software). De exemplu, la achizitionarea unei imprimante, costul de achizitie este pretul platit pentru imprimanta in sine, iar costurile colaterale sunt reprezentate de cumpararea de noi cartuse sau reumplerea celor vechi si de intretinerea periodica a aparatului.
1.4. HARDWARE:
Hardware-ul reprezinta partea fizica a unui calculator, cea care se vede. Un calculator nu poate functiona corespunzator daca nu are cel putin un minim de componente hardware. Acestea sunt:
- Placa de baza (suportul pe care stau celelalte componente ale calculatorului; placa de baza asigura si comunicare intre dispozitivele calculatorului);
- Procesor (partea cea mai importanta a calculatorului; procesorul realizeaza toate procesarile de date intr-un calculator);
- Placa video (convertorul care transforma mesajele de la procesor in semnale pe intelesul utilizatorilor, aceste semnale regasindu-se pe ecranul calculatorului);
- HDD (Hard Disk Drive -; unitate de stocare a datelor si programelor pe care acestea le folosesc);
- Memorie RAM (Random Access Memory -; memorie pe care programele o folosesc atunci cand calculatorul este pornit. Diferenta intre RAM si HDD este ca RAM reprezinta o memorie volatila, adica isi pierde continutul atunci cand se opreste calculatorul, si ca procesorul comunica cu RAM mult mai repede decat cu HDD);
- Carcasa (cutia in care se fixeaza placa de baza si care acopera toate celelalte componente interne ale calculatorului);
- Tastatura, mouse-ul si ecranul;
- Placa de retea / modem
- CD-ROM, unitate de discheta.
ECHIPAMENTE DISPONIBILE
Pe piata exista foarte multe echipamente hardware disponibile si foarte multe firme care le comercializeaza.

Un calculator depinde atat de componentele sale hardware (procesor, memorie, disc), cat si de magistrale (prin magistrala intelegem „conductele” prin care diferitele echipamente comunica intre ele). in exemplul de mai sus, degeaba avem un procesor si o memorie foarte performante, daca legatura dintre ele, canalul de date, nu se ridica la acelasi nivel, creand astfel o „gatuire”.
In general, diferenta dintre diferite computere este facuta si de firma producatoare si mai ales de justa calibrare a tuturor componentelor dintr-un calculator si a legaturilor dintre ele. Exista astfel:
- "de firma" - marca globala cunoscuta la nivel mondial (HP, Dell, IBM etc.)
- marca obisnuita, cunoscuta de obicei numai la nivel national (Acorp, Flamingo, Ager etc.)
- "fara nume" (no name), asamblate de un prieten, firme mici (“pe genunchi”)
Diferenta intre firme este in functie atat de componentele folosite si de adecvata imbinare lor, cat si de serviciile oferite.
Un calculator din prima categorie functioneaza cu circa 20 % mai repede si este mai fiabil, dar are si un pret ceva mai ridicat. De asemenea, trebuie amintite riscurile legate de garantia oferita de furnizor. Astfel, pentru firmele cunoscute la nivel mondial (care au la dispozitie laboratoare si tehnici de testare avansate), garantia si service-ul sunt mult mai sigure in comparatie cu cele cunoscute la nivel national. Totusi, acestea din urma, ca si cele globale, au o imagine de aparat si in consecinta nu isi pot permite sa nu ofere garantie la anumite standarde. Pentru firmele mici, desi se ofera o garantie mare la echipamentele hardware, exista riscul ca acestea sa dispara de pe piata inainte ca termenul de garantie sa expire.
COMPATIBILITATEA CU SOFTWARE-UL DVS.
Aspectul de luat in seama la acest capitol este viteza cu care tehnologia avanseaza. De exemplu, o placa de baza care acum 6 luni detinea suprematia in cadrul clasei ei de componente poate fi in prezent uzata moral in proportie de 30-50%.
Legatura intre hardware si software din punct de vedere tehnologic este foarte stransa. Daca o firma producatoare de componente lanseaza un produs nou, dezvoltatorii de software se grabesc sa implementeze noile functionalitati si vice-versa.
Anumite aplicatii nu pot rula decat pentru anumite cerinte minime hardware. De aceea, in manualul de instalare al unui software se specifica si configuratia hardware minima pe care acel soft poate fi rulat si de multe ori una recomandata, care este de preferat in cele mai multe cazuri, fiindca cea minima presupune ca nimic altceva sa nu ruleze in acelasi timp pe acel calculator, iar viteza de executie poate deveni o problema serioasa chiar daca software-ul executa corect comenzile. De exemplu, sistemul de operare Windows XP nu poate rula pe o configuratie hardware care include memorie RAM de mai putin de 64 MB.
DISPONIBILITATEA ACTUALIZARII
Tinand cont de considerentele de la punctul anterior, apare la un moment dat un decalaj de performanta intre hardware si software, in sensul ca la un moment dat s-ar putea sa fie necesara o anumita aplicatie pe care hardware-ul existent nu o poate rula. In acest caz, din considerente de rentabilitate, nu se poate face tot timpul o schimbare completa a echipamentelor. Solutia este actualizarea.
In terminologia TI, actualizarea (upgrade-ul) reprezinta o noua versiune a unui produs hardware sau software care este deja instalat si in folosinta, sau suplimentarea fizica cu o serie de extensii. In cazul hardware-ului, actualizarea se dovedeste a fi o solutie mai putin costisitoare in comparatie cu schimbarea intregului echipament si este posibila datorita faptului ca producatorii de hardware pastreaza compatibilitatea cu tehnologia mai veche pentru o perioada de timp si un sistem modular de constructie. entru a intelege mai bine acest aspect, sa luam un exemplu: presupunem ca avem un calculator cu memorie RAM de 128 MB si am achizitionat o licenta a unui program care are nevoie de minim 256 MB. In acest caz, este clar ca vom cumpara inca 128 MB RAM si ii vom atasa sistemului, decat sa schimbam intregul calculator.

Totusi actualizarea are si limitari, in sensul ca nu tot timpul se poate implementa o anumita solutie tehnologica. In exemplul de mai sus, locurile unde poate fi instalata memoria suplimentara sunt deja ocupate, sau este greu sa gasim pe piata memorie care sa se potriveasca cu calculatorul nostru "vechi de 3 ani".
Legatura dintre hardware si software

Dupa cum se poate observa din schema de mai sus, legatura intre hardware si software este asigurata de sistemul de operare. De asemenea, partea vizibila utilizatorilor obisnuiti este cea cu aplicatiile si sistemul de operare, de multe ori acestia neavand nevoie sa stie pe ce configuratie hardware sunt instalate SO si software-ul.
1.5. SERVICII
SERVICE HARDWARE
Atunci cand se achizitioneaza o componenta hardware, furnizorul local (firma autorizata de producator sa vanda echipamentul respectiv) ofera prin contractul de vanzare cumparare o anumita garantie, durata ei variind de la o componenta la alta. Garantia presupune repararea pe cat posibil sau inlocuirea gratuita a echipamentului, daca acesta s-a defectat din diverse motive. Garantia se pierde insa daca defectiunea a survenit din utilizarea necorespunzatoare a echipamentului de catre utilizator (a fost scapat pe jos si s-a spart, nu s-a respectat succesiunea pasilor pentru instalarea corecta a echipamentului etc). Dupa expirarea garantiei, se poate oferi service hardware, insa contra cost.
Pe piata din Romania, termenele de garantie hardware (in intervalul acesta de timp fiind incluse service sau inlocuire gratuite) difera de la o componenta la alta si de la un furnizor la altul. Recomandat este ca atunci cand achizitionati un calculator (sistem) sa solicitati o garantie minima de 18 - 24 luni, iar daca achizitionati componente separate, sa aveti o garantie minima de 12 luni.
COMUNICARE
Unul din cele mai importante servicii pe care le ofera TI este comunicarea. Un mijloc frecvent de comunicare actualmente este e-mail-ul (electronic mail = posta electronica). Procesul este similar postei normale, cu diferenta ca totul se face electronic.
O a doua facilitate oferita de TI in ceea ce priveste comunicarea este conectivitatea de la distanta. Aceasta cuprinde orice mijloc care permite calculatoarelor aflate in locatii fizice diferite sa comunice intre ele: VPN (Virtual Private Network sau Retea privata virtuala), RAS (Remote Access Service sau Serviciul de acces la distanta), Remote Desktop Connectivity (Conectarea la un calculator de la distanta).
VPN -; Reprezinta o modalitate de a oferi birourilor aflate la distanta sau utilizatorilor individuali acces securizat la reteaua organizatiei prin intermediul Internet-ului. Cu alte cuvinte, un utilizator aflat in afara retelei poate accesa fisierele de pe serverul retelei ca si cum ar fi fizic conectat la aceasta.
RAS -; Reprezinta un serviciu oferit de sistemele de operare, care da posibilitatea realizarii unei conexiuni de date (retea) intre doua calculatoare prin intermediul telefonului, cu ajutorul unor modem-uri.
Remote Desktop Connectivity -; este o aplicatie care permite conectarea de la un calculator dintr-o retea la alt calculator din alta retea, ca si cum utilizatorul ar fi prezent fizic in fata calculatorului la care se conecteaza. Prin aceasta tehnologie, un utilizator poate lucra de la distanta pe un alt calculator, aflat uneori chiar la mii de km departare.
Nu putem incheia acest capitol fara a mentiona cea mai importanta modalitate de comunicare si informare pe care o ofera TI: reteaua Internet. Internet-ul, asa cum sugereaza si numele lui, este o retea de retele: retele locale (LAN - Local Area Network) si retele pe arii extinse (WAN - Wide Area Network).
Principalele functii care pot fi indeplinite cu succes de aceasta (reteaua Internet) sunt:
1. Comunicare
- Posta electronica (e-mail) prin care se pot transmite si primi mesaje;
- Liste de discutii (discussion lists) care permit participarea la discutii si schimburi de informatii in grupuri, pe diverse teme;
- Grupuri de stiri (Newsgroups) care permit consultarea sau participarea in grupuri de stiri publice;
- Chat-ul care permite comunicarea on-line (termen care de obicei desemneaza o entitate calculator-utilizator -; conectata la Internet) a 2 sau mai multi utilizatori.
2. Informare prin accesul la distanta si la surse de informatii
• World Wide Web (WWW - sau mai pe scurt Web-ul) prin care se pot accesa paginile Web care contin informatii de larga circulatie si resurse, cu ajutorul instrumentelor de cautare si a hyper-legaturilor (hyperlinks) inserate in documente;
• FTP ( File Transfer Protocol ) care permite transmiterea si primirea de informatii la si de la distanta.
Caracteristica pentru legaturile la Internet este latimea de banda. Practic, aceasta reprezinta viteza de acces a utilizatorului la paginile Web sau la alte resurse aflate pe Internet.
Aceste caracteristici sunt limitate si de natura conexiunii la Internet. Astfel, exista mai multe tipuri de conectare:
- dial-up prin modem si linie telefonica, viteza maxima 56 kb per secunda;
- acces broadband prin modem de cablu coaxial (cablu CATV) 10 Mb/s (10 240 kb/s)
- acces prin satelit, viteza maxima este de ordinul Gb/s (peste 1 000 000 kb/s)
Trebuie stiut ca in orice legatura Internet exista 3 mari tipuri de tronsoane: de la utilizator la furnizor, de la furnizorul utilizatorului la cel al destinatiei cerute si de la furnizorul destinatiei la destinatie. Viteza cu care se face transferul intre utilizator si destinatie este limitata de cel mai slab dintre aceste trei mari tronsoane, asa cum puterea unui lant este data de cea mai slaba veriga a sa. De obicei tronsoanele 1 si 3 sunt verigile slabe, furnizorii de Internet fiind conectati intre ei la viteze suficient de mari.

GAZDUIRE
Gazduirea se refera la oferirea de spatiu pentru pastrarea anumitor fisiere/date pentru unul sau mai multe site-uri web, e-mail, fisiere de date etc. Mai important decat spatiul oferit pentru tinerea fisierelor este conectivitatea rapida la Internet a furnizorului acestui serviciu. Folosind serviciile de gazduire, o companie nu trebuie sa achizitioneze un anumit tip de conexiune (necesara daca ar fi tinut datele pe serverul propriu care ar fi trebuit sa fie conectat in permanenta la Internet), conexiune uneori destul de costisitoare. Pe piata romaneasca exista deja o oferta destul de competitiva (pret-facilitati) pentru gazduirea de pagini web, e-mail si fisiere.
ADMINISTRARE
Multi se intreaba ce anume se poate administra- Ei bine, in TI sunt multe aspecte care necesita administrare, unele chiar supraveghere continua: reteaua locala si securitatea acesteia, aplicatiile instalate pe fiecare post de lucru, site-ul web, fisierele pe disc si lista poate continua. In timp ce anumite lucruri se pot face relativ usor si fara un cost foarte mare (de exemplu, pastrarea in ordine a fisierelor pe disc sau actualizarea continutului website-ului), altele necesita anumite componente (de exemplu, securizarea datelor).
Pentru firmele mici si mijlocii, o modalitate de a realiza totusi aceste sarcini complexe este externalizarea (outsourcing). Externalizarea reprezinta incredintarea unui serviciu sau a unei functii unui prestator extern specializat, de obicei pentru o durata mai mare de un an. Cu alte cuvinte, raportandu-ne la TI, externalizarea inseamna ca organizatia angajeaza o firma specializata sa se ocupe de o anumita functie TI sau chiar de toate functiile TI. Exemple tipice in acest caz: o organizatie poate angaja o firma care se ocupa cu site-urile web pentru a-i crea un site propriu functional si pentru a-l gazdui, sau o firma specializata pe securitate care sa ii instaleze si sa ii intretina un firewall (aplicatie pentru protectia unei retele conectate la Internet) si un VPN (retea virtuala privata). Astfel, companiile angajate joaca rolul de departament TI al organizatiei angajatoare, care poate sa isi concentreze resursele pe activitatea de baza.
Ca avantaje pentru outsourcing putem mentiona:
- costuri mai mici pentru intreprinzator
- disponibilizarea mai multor resurse (care nu mai sunt ocupate cu realizarea sarcinilor facute de consultantii externi)
- eficienta sporita.
Desigur, exista si cateva dezavantaje:
- contactul consultantului cu organizatia (nu intotdeauna consultantii sunt bine vazuti in cadrul organizatiei, pentru ca de cele mai multe ori ei aduc schimbari, venind din structuri cu alta cultura de afaceri);
- disponibilitatea consultantului fata de organizatie (un consultant are mai multi clienti pentru care lucreaza, in consecinta el nu poate raspunde la probleme/solicitari intotdeauna imediat ce acestea apar).
CONSULTANTA
In sfarsit, am ajuns la un aspect delicat legat de TI. In Romania, multi manageri, antreprenori nu apreciaza corect necesitatea acestei laturi a TI, fie din mandrie („Eu nu am nevoie de consultanti. EU stiu sa fac totul!”), fie din faptul ca la un moment dat poate au fost inselati de pseudo-consultanti.
Totusi, pentru a realiza o infrastructura TI competitiva este nevoie de competente si acestea se achizitioneaza cel mai usor din exterior. Daca ar fi sa argumentam nevoia de consultanta, am mentiona faptul ca firmele specializate in consultanta sunt obiective, au deja dezvoltata o metodologie flexibila (pentru ca nici o misiune de consultanta nu seamana cu alta), au competente si experienta in domeniu, cunosc foarte bine piata.
Exista mai multe domenii pentru care se ofera consultanta TI. Dintre acestea, le mentionam pe cele mai importante:
- Realizarea site-urilor web. In conditiile in care Internet-ul a cunoscut o dezvoltare exponentiala in ultimii ani, companiile s-au grabit sa foloseasca aceasta metoda de promovare. Paginile web reprezinta astazi una din cele mai usoare modalitati de a te face cunoscut si de a atrage clientela.
- Strategii TI. Intr-o organizatie, menirea departamentului TI este de a sustine tehnologic afacerea. De multe ori managerii nu estimeaza corect necesarul TI in raport cu nevoile organizatiei. Consultantii pot ajuta la dimensionarea corecta a echipamentelor hardware si a programelor care sunt necesare organizatiei pentru a isi desfasura activitatea corespunzator.
- Auditul functiei TI. De multe ori este nevoie de o evaluare obiectiva a departamentului TI dintr-o organizatie. Rolul consultantilor in acest caz este dublu: de a corecta anumite nereguli din functionarea departamentului si de a stabili noi directii de dezvoltare investitii in TI pentru extinderea organizatiei vizate.
- Securizarea informatiilor. A aparut ca urmare a dezvoltarii rapide a Internet-ului si a nevoii organizatiilor de a putea comunica liber unele cu altele, dar de a avea siguranta datelor si informatiilor pe care le detin. Este realizata de ethical hackers (experti in probleme de securitate care sunt angajati sa evalueze amenintarile posibililor intrusi la care sunt expuse organizatiile). Ethical hacker-ii au cunostinte solide de programare si securitate si trebuie sa fie demni de incredere, pentru ca atunci cand evalueaza o organizatie, detin practic „cheile” acelei organizatii, avand acces la informatii si date sensibile. Ethical hacking-ul reprezinta procesul prin care se descopera punctele slabe ale unui anumit mediu de lucru. De obicei, cei care fac aceasta munca aplica aceleasi tehnici pe care le foloseste un atacator, dar fara a dauna organizatiei tinta. In acest fel, ei evalueaza siguranta sistemului informatic al clientului si intocmesc un raport cu recomandari in functie de punctele slabe descoperite.