3.1 Resursele materiale in cadrul proiectelor. Notiuni generale
Unul dintre cele mai importante capitole in cadrul unui proiect (indiferent
de tipul acestuia), il reprezinta prin insasi structura sa resursele
materiale. Datorita multitudinii acestora, precum si a cerintelor complexe pe
care acestea trebuie sa le indeplineasca acestea, trebuie adoptata o strategie
manageriala coerenta, ce va constitui obiectul de studiu al acestui capitol. j7s16ss
Managementul administrarii resurselor materiale nu reprezinta doar o insumare
mecanica a diferitelor etape prin care se realizeaza un anumit ciclu de aprovizionare,
ci presupune o imbinare fructuoasa a activitatilor realizate de departamentul
de aprovizionare. Privita ca un mini-proiect, achizitionarea include o serie
de activitati principale, asa cum rezulta si din diagrama urmatoare:
Utilizator
(cerere)
Receptia la magazie
Selectare
Furnizor
(pret,
Inspectie interna a produselo
Departament
Aprovizionare
Pregatire comanda
Livrare
(si facturare)
Receptie la furnizor
Expediere
Figura 3.1 Ciclul de aprovizionare al unui proiect
-cererea de aprovizionare, formulata de catre utilizator pe baza necesarului
acestuia de materii prime sau componente. Initierea unei astfel de cereri are
la origine un control al stocurilor, al magaziilor sau spatiilor de depozitare,
o analiza a proiectelor tehnologice sau a controlului productiei, in functie
de tipul produselor si organizarea firmei. O data identificat necesarul de materiale,
se purcede la intocmirea unei cereri adresata departamentului de aprovizionare
prin care se solicita reinnoirea stocurilor, folosindu-se anumite documente,
cum ar fi: formularul de solicitare de aprovizionare, o lista completa a necesarului
de materiale, care sa cuprinda detalii referitoare la produsele ce vor fi achizitionate,
cantitatile necesare, precum si o cerere de reinnoire a stocului.
O atentie deosebita trebuie sa acorde achizitorul acelor produse care necesita
un timp mai indelungat de achizitie si sa ia toate masurile necesare ca
instructiunile de comandare sa fie predate departamentului de achizitii cat
mai repede posibil.
-selectarea furnizorului priveste cea de-a doua etapa a procesului de aprovizionare
si presupune o alegere a sursei de achizitie bazata pe cotatii de preturi, conditii
de livrare, reputatia privind standardele de calitate, performantele la livrare
si situatia comerciala. Sursa de aprovizionare poate consta intr-un singur
furnizor sau mai multi, in functie de necesarul de materiale solicitat.
O mare amploare a luat in ultimele decenii un sistem japonez de aprovizionare
si productie, constand in reducerea stocurilor la zero, bazandu-se
pe furnizori sa livreze marfurile direct la locul de munca si
“exact la timpul potrivit”.
-emiterea comenzii de achizitie este partea cea mai rutinanta a unui proces
de achizitie, constand ori in dactilografierea comenzii, semnarea
si expedierea ei prin posta ori in schimb electronic de date.Problemele
ce se pot ivi in aceasta etapa privesc consumul de timp, in sensul
ca aceasta activitate, desi simpla si obisnuita, poate dura cateva zile
sau saptamani, ceea ce poate duce la o marire a timpului alocat proiectului.
Se mai are in vedere si faptul ca orice comanda de achizitie defineste
conditii comerciale, de regula standardizate si tiparite pe spatele formularelor
de comanda, care il obliga pe achizitor sa accepte toate costurile necesare
si implicatiile legale. Obligatiile comerciale prevazute de comanda de achizitie
sunt in fapt obligatii contractuale referitoare la conditiile de plata,
la pret, fixat pe durata contractului, nefiind supus cresterii din nici un motiv,
daca nu s-a dispus altfel, termenul de livrare, calitatea si descrierea produselor
ce urmeaza a fi livrate, la modul de despagubire in cazul marfii necorespunzatoare
din punct de vedere al proiectarii sau al executiei, proprietate intelectuala,
pierdere sau deteriorare. Odata contractat produsul, vanzatorul nu mai
are nici un drept in a-l modifica sau a-l adaugi, decat printr-o
autorizare explicita data de companie pe un formular oficial de modificare.
In situatia in care sunt impuse anumite schimbari in orice
aspect al comenzii de aprovizionare, se poate emite un amendament la comanda
initiala, cu acordul prealabil al furnizorului, determinand efectele asupra
pretului si livrarii. Acestea sunt redactate pe formulare oficiale, avand
parte de aceeasi circulatie ca si comanda initiala careia ii corespunde.
Daca insa amendamentul pericliteaza incheierea corespunzatoare a
aprovizionarii oricarui alt articol din comanda pana la data de livrare
stabilita, se recomanda emitereaunei noi comenzi de achizitie.
Vanzatorul are dreptul de a contracta subantreprenori (subfurnizori),
cu conditia ca acestia sa fie cunoscuti de catre cumparator oricand doreste,
si cu asigurarea accesului personalului care se ocupa de urgentarea aprovizionarii
din cadrul companiei la birourile sau atelierele acestora. Un alt aspect legat
de conditiile comerciale se refera la dreptul cumparatorului de a refuza produsele
livrate invocand faptul ca acestea sunt necorespunzatoare sau daca vanzatorul
comite o incalcare a comenzii. Orice disputa referitoare la contract se
va solutiona cu ajutorul unui arbitru ales cu acordul partilor, sau daca nu,
in instanta.
-confirmarea comenzii, reprezinta raspunsul furnizorului la comanda de achizitie,
in cazul in care el este pozitiv, inregistrandu-se un
contract legal, supus legilor in vigoare. In aceasta etapa, revine
furnizorului obligatia de a returna o confirmare a acceptarii conditiilor sau
cel putin confirmarea detaliilor privind cantitatea, specificatiile, pretul
si conditiile de livrare.
-urgentarea aprovizionarii este o masura preventiva prin care se incearca
preintampinarea intarzierii livrarii, cu ajutorul unui
sistem de avertizare timpurie, solicitand informarea din timp despre orice
dificultati pe care le-ar putea intampina furnizorul.
Desi in unele organizatii mai mici achizitorul indeplineste si rolul
celui ce urgenteaza aprovizionarea, regula este ca acest rol sa revina unei
persoane special insarcinate din cadrul departamentului de aprovizionare.
Odata plasate toate comenzile, achizitionarea la timp a marfurilor devine o
problema primordiala. Urgentarea aprovizionarii nu reprezinta doar un proces
de urmarire a marfurilor intarziate, ci mai degraba incearca
sa prevada problemele ce apar pe parcursul productiei si livrarii, preintampinand
intarzierea livrarii.
Daca insa acest proces de rutina nu pare sa isi atinga scopul, persoana
insarcinata cu urgentarea aprovizionarii poate apela la metode mai puternice
de urgentare, cum ar fi oferta de a colecta marfurile chiar de la sediul furnizorului,
o notificare prin care sunt explicate pe larg motivele urgentarii, sau orice
alte metode licite ce duc la atingerea scopului.
-expedierea -; trebuie avut in vedere faptul ca inaintea parasirii
locului de productie al furnizorului, transportul sa fie marcat corespunzator,
prin aplicarea unei stampile usor de recunoscut a
furnizorului pe lazile de ambalaj, astfel incat fiecare articol
sa poata fi identificat in toate etapele calatoriei, precum si la destinatia
finala.
-livrare si facturare -; facturile insotesc actele de trimitere a
marfurilor si se deconteaza de catre solicitantul marfii in momentul receptionarii
acesteia.
-inspectie interna a produselor -; realizata de catre factorii de control
abilitati din interiorul organizatiei.
-receptia produselor, este ultima etapa a ciclului aprovizionarii si consta
intr-o examinare amanuntita pentru verificarea eventualelor pagube survenite
pe parcursul transportului, greseli referitoare la natura marfurilor sau cantitatea
solicitata. Daca marfurile corespund, acestea sunt trimise la magazie, unde
se procedeaza si la o evidenta a stocurilor.Apoi, dupa un timp, se pregateste
un nou ciclu de aprovizionare.
In cazul in care transportul nu este receptionat in conditii
satisfacatoare, se poate cere respingerea acestuia, fiind returnat impreuna
cu o nota de respingere, solicitantul fiind exonerat de plata facturilor
Compania: Adresa: Tel:
Fax:
COMANDA DE ACHIZITIE
(Exemplu demonstrativ)
MENTIONATI ACEST NUMAR DE COMANDA IN TOATA CORESPONDENTA
……….
Furnizor: Adresa de livrare
(daca este diferita)
Data comenzii: Data de livrare: Ref. cotatia dvs:
Va rugam furnizati urmatoarele, in conformitate cu conditiile generale
de achizitie
TVA,unde se aplica, nu este inclus in nici unul din preturile prezentate
mai sus
Articole Sarcina/Proiect si alocare
Intocmit de
Aprobat de:
Semnatura autorizata
Figura 3. 2 Exemplu de borderou de comanda de achizitie
3.2 Importanta managementului administrarii resurselor materiale (mangementul
aprovizionarii)
Conceptualizarea notiunii de management al administrarii resurselor materiale
ale unui proiect, ca teorie si practica a conducerii vizeaza in primul
rand o eficienta in aprovizionare, in ordinea evitarii intarzierilor,
a achizitionarii bunurilor potrivite scopului urmarit, ca si incadrarea
intr-un anumit buget.
Sporirea caracterului anticipativ al conducerii, reflectat de accentuarea importantei
managementului aprovizionarii, datorat in principal presiunii exercitate
de progresul tehnic si tehnologic, caruia trebuie sa-I faca fata in mod
corespunzator, determina profesionalizarea functiei de manager al aprovizionarii,
determinata atat de aptitudinile si calitatile pe care le impune o asemenea
functie, cat si de valoarea cunostintelor si deprinderilor pe care le
reclama aplicarea ei cu rezultate de succes. Functia de management al aprovizionarii
priveste capacitatea de a conduce , de a adopta decizii corecte, juste si performante,
care se concretizeaza in practica in emiterea comenzilor de achizitie,
asigurarea transportului, a depozitarii, ca si a tuturor aspectelor legate de
formalitati comerciale, portuare si vamale in conditiile operatiunilor
la nivel international.
In adoptarea deciziilor, considerentele de ordin economic au avut intotdeauna
un rol preponderent, asa incat managerul unui proiect de aprovizionare
trebuie sa aiba in vedere costurile bunurilor si serviciilor achizitionate,
luand in considerare faptul ca acestea reprezinta peste jumatate
din costurile totale ale unui proiect de aprovizionare. Prin urmare, aprovizionarea
competitiva determina succesul financiar al unui proiect.
Demersurile intreprinse de managerul unui proiect de administrare a resurselor
constau, intr- o analiza a conditiilor concrete, interne si internationale,
legate de problema plasamentelor capitalului, de fundamentarea costurilor aferente
realizarii fiecarui obiectiv al proiectului si urmarirea sistematica a incadrarii
cheltuielilor efective in nivelul planificat al costurilor.
Importanta plasarii eficiente a capitalului rezida in faptul ca o gestionare
adecvata a resurselor poate determina gradul de rentabilitate al unui proiect
de achizitie.
Astfel, fondurile blocate prin achizitionari premature de materiale nu mai aduc
profit, ba mai mult, daca aceste fonduri provin din capital imprumutat,
aduc o pierdere ce echivaleaza cu o dobanda, sau cu niste cheltuieli fara
acoperire. Pe de alta parte insa, intarzierile cauzate cu
achizitionarea pot avea consecinte dezastruoase, provenind din faptul ca lipsa
materialelor poate duce la intreruperea lucrului, determinand o
depasire a numarului de ore estimat, in conditiile in care proiectul
continua sa inregistreze salarii si costuri fara acoperire. Per ansamblu,
intregul proiect are de suferit, punand in pericol profitabilitatea
lui.
3.3 Strategii manageriale utilizate in administrarea resurselor materiale
ale proiectului.
3.3.1 Etapele procesului de administrare a resurselor materiale
Managementul aprovizionarii in cadrul proiectelor include procedeele necesare
in vederea achizitionarii de bunuri si servicii, in vederea atingerii
scopului proiectului, dintre care cele mai importante sunt:
-planificarea aprovizionarii -; ilustreaza produsele ce vor fi procurate,
precum si data la care vor intra in posesia solicitantului
-planificarea solicitarii -; documentarea cu privire la caracteristicile
bunurilor ce se doresc achizitionate si identificarea potentialilor furnizori
-solicitarea -; analiza ofertelor furnizorilor pe baza de pret, conditii
de livrare, reputatie
-selectia sursei -; selectarea furnizorului dintre ofertanti
-administrarea contractului -; conditiile contractuale survenite intre
solicitant si furnizorul de bunuri si servicii
-incheierea contractului -; finalizarea contractului, livrarea produselor,
rezolvarea posibilelor diferende aparute pe parcursul derularii contractului
Toate aceste procedee interactioneaza intre ele, creand un tot unitar,
aprovizionarea functionand ca un serviciu centralizat.
De retinut este faptul ca relatia vanzator-cumparator poate exista la
mai multe niveluri in cadrul unui proiect.
Planificarea aprovizionarii
Planificarea solicitarii
Solicitarea
Selectia sursei
Administrarea contractului
Finalizarea contractului
Figura 3.3 Schema de principiu a managementului administrarii resurselor materiale
Toate aceste etape descrise succint in cadrul graficului precedent, prezinta
o desfasurare complexa
in cadrul unui proiect, fiecare dintre acestea continand : date
de intrare,metode si tehnici particulare de abordare a fiecarui proces precum si rezultatele etapei ce sunt
prezentate sub forma unor date de iesire.
In continuare, prezentam in detaliu fiecare etapa in parte,
analizate la nivelul componentelor constituente.
3.3.1.1 Planificarea aprovizionarii
Este un proces al identificarii primelor date referitoare la genul de produse
ce trebuie procurate, cantitatea necesara, timpul de achizitie, precum si descoperirea
primelor informatii vizavi de posibilii furnizori.
In aceasta etapa, echipa manageriala poate intra in contact cu specialisti
in contracte si aprovizionare, incluzandu-i apoi in echipa
proiectului.
DATE DE INTRARE:
-Scopul proiectului -vizeaza o descriere a limitelor proiectului si furnizeaza
o serie de informatii importante despre necesitatile proiectului si strategiile
care trebuie aplicate pe parcursul derularii lui.
-Descrierea produsului - cuprinde detalierea din punct de vedere tehnic (caracteristicile)
al al tuturor bunurilor ce urmeaza a fi achizitionate
-Resursele achizitionarii, ca si expertiza, trebuie sustinute de catre echipa
proiectului
-Conditiile de piata -se refera la o analiza a bunurilor si serviciilor existente
pe piata in acel moment, care sunt produsele cele mai cautate, de unde
se procura acestea si in ce conditii
-Analiza proiectului -; priveste unele costuri preliminare, planuri manageriale
de calitate, fluxul banesc in cadrul proiectului, identificarea riscurilor
sau personalul planificat
-Constrangerile sunt factorii ce limiteaza optiunile cumparatorului, una
dintre cele mai cunoscute constrangeri pentru proiecte fiind disponibilitatile
banesti.
-Presupunerile sunt factorii ce in viziunea scopurilor planificate sunt
considerati a fi adevarati, reali si siguri.
METODE SI TEHNICI PENTRU PLANUL APROVIZIONARII
-Analiza producerii sau cumpararii este o tehica manageriala prin care se definesc
o serie de conditii financiare (atat costuri directe, cat si costuri
indirecte) in vederea deciderii daca un anumit bun renteaza a fi produs
sau cumparat.
-Parerea expertului va fi adesea necesara in cadrul unui proiect, fie
ca este asigurata de un singur individ sau de un grup de persoane specializate,
sau provenind din surse diferite, cum ar fi: alte unitati din cadrul organizatiei,
consultanti, asociati profesionali sau tehnici, grupuri industriale
-Alegerea tipului de contract se face in functie de nevoile proiectului,
selectand pe acela care indeplineste scopurile urmarite.Principalele
categorii de contracte sunt:
-contractul avand preturi fixe sau de tip lump sum - aceasta categorie
vizeaza fixarea unui pret total pentru un produs bine definit. Neindeplinirea
acestei conditii duce la riscuri atit pentru cumparator, care nu primeste
produsul dorit, cat si pentru vanzator, care suporta cheltuieli
masi mari cu procurarea lui.
-contractul cu costuri rambursabile -; include pe langa costurile
de productie ale unui bun si un profit al vanzatorului. Se are in
vedere si faptul ca de obicei costurile sunt clasificate in costuri directe,
ca de exemplu cele necesare pentru profitul exclusiv al unui proiect, si costuri
indirecte, calculate ca un procent din costurile directe, vizand salariile
executivilor, largirea obiectivelor proiectului, denumite pe scurt “costurile
de a incheia afaceri”.
-contractul de tip timp si materiale -este un gen de contract care reuneste
preturile fixe cu costurile rambursabile
REZULTATE (DATE DE IESIRE)
-Planul managerial de aprovizionare priveste modul in care vor fi gestionate
celelalte procese de aprovizionare ramase, cum ar fi: alegerea tipului de contract,
pregatirea estimarilor independente, procurarea documentelor oficiale standardizate,
relatiile cu furnizorii, coordonarea altor aspecte ale proiectului.
-Declaratia de lucru (Statement of work) -descrie in detaliu bunurile
ce se doresc achizitionate, in vederea stabilirii furnizorilor care sunt
capabili a le procura in conditiile cele mai avantajoase. Numarul sau
caracteristicile detaliilor pot varia in functie de natura produselor,
nevoile cumparatorului sau de forma contractului utilizat, sau pot fi redefinite,
revazute pe parcursul procesului de aprovizionare.In vederea receptionarii
de catre furnizori, o asemenea declaratie ar trebui sa fie cat se poate
de clara, completa sau concisa, cuprinzand si o descriere a serviciilor
colaterale, cum ar fi raportul performantelor sau suportul operational postproiect
pentru produsul procurat.
3.3.1.2 Planificarea solicitarii
Este procesul care implica o pregatire minutioasa a documentelor necesare pentru
a sustine solicitarea.
DATE DE INTRARE
-Planul managerial de aprovizionare
-Declaratia de lucru
-Alte date de iesire planificate - cuprinde o revizuire a riscurilor, a costurilor
preliminare, stabilite in planificarea aprovizionarii, care s-au modificat
de la o etapa la alta, luate acum in considerare ca parte a solicitarii.
METODE SI TEHNICI PENTRU PLANUL SOLICITARII
-Formele standard se refera la contractele standard, descrierile standard ale
bunurilor ce fac obiectul proiectului sau la versiunile standardizate ale unei
parti sau a intregului set de documente necesare.
-Parerea expertului este necesara si in aceasta etapa a proiectului.
REZULTATE (DATE DE IESIRE)
- Documentele aprovizionarii sunt folosite in vederea solicitarii propunerilor
posibililor furnizori, selectati mai tarziu potrivit criteriilor cunoscute.
Aceste documente trebuie structurate in asemenea maniera incat
sa faciliteze acuratetea raspunsurilor din partea eventualilor furnizori, incluzand
descrierea formei dorite de raspuns sau orice alte previziuni contractuale,
copii ale modelului de contract
- Criteriile de evaluare pot fi obiective sau subiective, bazate pe talentul
sau experienta managerului de proiect, si fac adesea parte din documentele de
achizitionare. In conditiile unor produse similare, unul dintre cele mai
cunoscute criterii de evaluare este pretul, insa nu si cel mai concludent.
Alte criterii importante vizeaza intelegerea nevoilor, asa cum reiese
din propunerea vanzatorului, costul per total, capabilitatile tehnice
si cunostintele, abordarea manageriala, capacitatile financiare.
-Revizuirea unor declaratii de munca survine si pe parcursul planului de solicitare.
3.3.1.3 Solicitarea
Solicitarea implica un proces de obtinere a ofertelor din partea furnizorilor,
ce vor fi analizate, concluziile rezultate pe baza criteriilor de evaluare fiind
concretizate in alegerea celui sau celor mai buni furnizori, in
conformitete cu obiectivele proiectului.
DATE DE INTRARE
-Documentele aprovizionarii sunt trimise potentialilor furnizori
-Lista furnizorilor calificati contine informatiidespre fiecare furnizor in
parte, respectiv despre experienta acestuia, despre reputatia privind standardele
de calitate, performante sau alte caracteristici specifice.
METODE SI TEHNICI PENTRU SOLICITARE
-Conferinta vanzarii consta intr-o serie de intalniri
la care participa toti potentialii furnizori in vederea stabilirii exacte
a ofertelor, a conditiilor contractuale, a cerintelor tehnice, etc.
-Publicitatea este un mod in care lista furnizorilor poate fi completata
prin atragerea altora noi prin intermediul mass-mediei. Pentru unele produse,
publicitatea este necesara, cum ar fi subcontractarea unor proiecte guvernamentale.
REZULTATE (DATE DE IESIRE)
-Propunerile reprezinta raspunsurile scrise ale furnizorilor la documentele
aprovizionarii, prin care acestia descriu abilitatile si conditiile de procurare
pentru bunurile vizate.Asemenea propuneri scrise pot fi secondate si de prezentari
orale.
3.3.1.4 Selectia Sursei
Alegerea sursei implica receptarea propunerilor furnizorilor, aplicarea criteriilor
de evaluare, si in final, decizia de a contracta cu cel mai in masura
a asigura necesitatile prevazute in proiect. Chiar daca pretul este un
determinant de prim ordin, asta nu inseamna ca este si singurul temei
al alegerii furnizorului, un exemplu concludent in acest sens fiind dat
si de faptul ca cel mai mic pret propus s- ar putea sa nu fie si cel mai mic
cost daca furnizorul se dovedeste a fi pus in situatia de a nu putea livra
bunurile la timpul stabilit in contract, ceea ce duce la o intarziere
a intregului proiect, provocand cresterea costurilor totale.Se are
in vedere si natura bunurilor cerute, in functie de aceasta, putand
fi selectati unul sau mai multi furnizori, semnand un contract standard
sau unul negociat.
DATE DE INTRARE
-Propunerile- realizate in cadrul fazei anterioare
-Criterii de evaluare- prezentarile scrise si orale ale ofertei furnizorilor
pot fi secondate si de unele monstre ale produselor fabricate anterior, in
vederea unei mai bune evaluari a calitatii si capabilitatilor
-Politici organizationale -; practicate de catre conducerea organizatiei
investigate
METODE SI TEHNICI PENTRU SELECTIA SURSEI
-Negocierea contractului reprezinta metoda care implica clarificarea clauzelor
contractuale si a acordurilot tacite, structura contractului, drepturile si
obligatiile partilor, acoperind in general responsabilitatile si autoritatea,
finantarea contractului, pretul, etc.
-Sistemul de incarcare -; ce se determina in functie de caracteristicile
produsului
-Sistemul scanarii -; presupune cerintele minimale de performanta pentru
unul sau mai multe criterii de evaluare
-Estimari independente -; pentru cele mai multe produse se cere ca echipa
de achizitie sa intocmeasca o evaluare independenta fata de cea propusa
de potentialii furnizori, ca un mijloc de verificare
REZULTATE (DATE DE IESIRE)
-Contractul -; este un acord de vointa, o intelegere legala care
obliga furnizorul la procurarea produselor specificate in schimbul unui
pret. Un asemenea contract poate fi simplu sau complex, in functie sau
nu de natura produselor ce constituie obiectul lui.
3.3.1. 5 Administrarea contractului
Administrarea proiectului semnifica procesul prin care este asigurata concordanta
dintre performantele furnizorului si intelegerea contractuala. Avand
in vedere caracterul legal al relatiei contractuale, echipa manageriala
trebuie sa cunoasca implicatiile asumate in administrarea unui contract.
Administrarea contractului presupune si o aplicare a proceselor manageriale
la relatia contractuala, cum ar fi: executia planului proiectului, raportarea
performantei, controlul calitatii, controlul schimbarilor si integrarea acestora
in managementul proiectului. Modalitatea si conditiile de plata trebuie
de asemenea bine definite in cadrul unui contract, creand o balanta
intre progresul realizat de vanzator si ratele de plata.
DATE DE INTRARE
-Contract
-Rezultatele muncii -; fac parte din planul proiectului de executie
-Modificari solicitate -; pe parcursul derularii contractului pot surveni
diferite modificari legate de termenii contractuali ori de produsele sau serviciile
ce trebuie procurate. O alta modificare se refera la cazul in care se
produce rezilierea contractului din culpa furnizorului, acesta nerespectandu-si
obligatiile contractuale, munca acestuia fiind etichetata ca necorespunzatoare.
-Facturile vanzatorului -; furnizorul are dreptul si totodata obligatia
ca din cand in cand sa emita
facturi in vederea remunerarii muncii prestate pana la acel moment.
METODE SI TEHNICI MANAGERIALE PENTRU ADMINISTRAREA CONTRACTULUI
-Controlul sistemului de modificare a contractului -; defineste procesul
prin care contractul poate fi modificat, incluzand birocratia, procedurile
de rezolvare a disputelor, aprobarile necesare pentru autorizarea modificarii
-Raportarea performantelor -; priveste modul in care furnizorul
isi respecta clauzele contractuale
-Sistemul de plata -; de regula se utilizeaza sistemul platii prin conturi,
insa la proiectele de mai mare anvergura se poate crea un nou sistem.
REZULTATE (DATE DE IESIRE)
-Corespondenta -; termenii contractuali adesea solicita documentatie scrisa
asupra unor aspecte ale comunicarii dintre cumparator si furnizor, ca de exemplu
avertismente legate de calitatea nesatisfacatoare a produselor livrate, clarificari
sau modificari ale contractului.
-Modificarile contractului
-Plata -; se va face in conformitate cu prevederile contractului
3.3.1.6 . Finalizarea contractului
Receptia produselor cerute, verificarea lor, incasarea pretului, rezolvarea
diferendelor, toateacestea duc la finalizarea contractului.
DATE DE INTRARE
-Documentatia contractului -; include, dar nu se limiteaza laaceasta, insusi
contractul, secondat de toate anexele sau notele explicative la modificarile
facute contractului, documentatia tehnica realizata de catre furnizor, documentele
financiare, statele de plata, facturile.
METODE SI TEHNICI PENTRU INCHEIEREA CONTRACTULUI
-Auditul aprovizionarii -; consta intr-o revizuire a procesului de
achizitie incepand cu etapa planificarii solicitarii pana
la administrarea contractului, in vederea identificarii succeselor, ca
si a greselilor aparute pe parcurs.
REZULTATE (DATE DE IESIRE)
-Dosarul contractului -; inainte de indosariere, toate documentele
trebuie inseriate si numerotate, aranjate intr-o succesiune logica
si usor de retinut, dupa numarul specificatiilor ori dupa numerele de cod ale
proiectului.
-Acceptarea formala si inchiderea -; la incheierea unui ciclude
aprovizionare, administratorul are obligatia de a notifica in scris furnizorul
despre terminarea contractului. Acceptarea formala din partea furnizorului se
face in modalitatea stipulata in contract.
3.4 Managementul stocurilor de materiale in cadrul proiectelor
3.4.1 Interventia din partea managerului de proiect
In vederea urgentarii aprovizionarii, un rol determinant il poate
avea managerul de proiect, care intervine in acest proces prin inaintarea
de note explicative furnizorilor sau prin luarea unor masuri de urgenta, daca
acestea par justificate.
O alta problema intalnita in cadrul unui proiect se refera
la crizele de materiale, aparute din cauza intarzierilor, erorilor
de aprovizionare, deteriorarii, furturilor, nivelurilor inadecvate ale stocurilor
generale, solutia gasindu-se in emiterea unor liste de materiale deficitare.
Cerintele intocmirii unei asemenea liste privesc descrierea materialelor,
tipul si cantitatea, furnizarea de informatii clare si precise persoanei responsabile
de achizitie, indicarea gradului de urgenta, permiterea feedback-ului informatiei.
Odata completata lista, ea este trimisa de urgenta achizitorului prin cel mai
rapid mijloc posibil
Un astfel de borderou pentru identificarea materialelor deficitare, este prezentat
in cadrul tabelului urmator:
(Exemplu demonstrativ)
LIPSA MATERIALELOR DEFICITARE
In atentia managerului de aprovizionare
Articolele sunt critice pentru desfasurarea productiei
Rugam expediati si raportati de urgenta
Proiect:
Departament:
Data emiterii:
Emis de :
Numarul comenzii de aprovizionare
Descrierea materialelor sau echipamentelor
Cantitatea necesara
Cand este nevoie de ele
Raspunsul managerului de aprovizionare
Figura 3.4 Exemplu de borderou pentru identificarea materialelor deficitare
Acest tabel ofera o trecere in revista a principalelor materiale deficitare
implicat intr-un proces de aprovizionare, fiind un exemplu complet aplicativ
pentru managementul prin exceptare.
3.4.2 Metode moderne de management ale stocurilor de materiale in proiecte
1. Principiul Pareto si managementul stocurilor
Vilfredo Pareto (1848-1923), de origine italiana, de profesie sociolog si economist,
a elaborat celebra teorie a distribuirii bogatiei in cadrul populatiei
generale, care inainteaza ideea ca 80% din bogatia totala este distribuita
de regula la numai 20% din populatie. Concluziile sale au dus la acceptarea
si folosirea generala a “principiului Pareto”, cunoscut si sub numele
de “legea lui Pareto” sau regula “80/20”. De aici reiese
si ipoteza ca dintr-un ansamblu de articole, 80% din valoarea sau efectul lor
apartin doar la 20% din articole, denumite “putine, dar semnificative”.
Aplicand aceasta teorie la controlul stocurilor, rezulta ca 80% din
articolele achizitionate sau
tinute in stoc reprezinta probabil doar 20% din valoarea inventarului.
2. Varianta ABC
Varianta cea mai utilizata in practica controlului managerial asupra stocurilor,
denumita varianta ABC priveste impartirea stocului in trei parti,
denumind fiecare grupa de articole A, B si C, in care acestea se incadreaza
astfel: in grupa A, cele mai valoroase 10% din articole, in grupa
B, 20% dintre articolele de valoare moderata, in grupa C cele mai cele
mai valoroase 70% dintre articole.
Datorita faptului ca articolele din grupa A sunt si cele mai valoroase, eliberarea
lor din stoc trebuie autorizata in mod corespunzator, fiecare noua comanda
de achizitie fiind vizata de un manager superior. In ceea ce priveste
articolele din categoria B, comenzile de reinnoire a stocului se declanseaza
in momentul in care inregistrarile arata ca stocul a scazut
sub un nivel predeterminat, iar cantitatea care se comanda din nou este calculata
pentru a restabili nivelul stocului la un maxim predeterminat. Cum articolele
din categoria C sunt articole minore, consumabile, eliberarea lor din stoc este
mai putin riguros controlata, reinnoindu-se comanda de achizitie la epuizarea
unei anumite parti, de exemplu jumatate.
Exista situatii in care pentru derularea unui proiect se folosesc integral
materiale din stoc, fara a fi nevoie de un proiect special de achizitionare.
Acest lucru se intalneste la firmele mari, capabile sa pastreze
stocuri ample din toate materialele, dat fiind faptul ca un asemenea mod de
aprovizionare din stoc atrage dupa sine costuri ridicate pentru companie pentru
pastrarea lor in magazie, dar ofera avantaje locale de costuri din punctul
de vedere al managerului de proiect. Avantaje decurg si din faptul ca materialele
se pot achizitiona in loturi economice, astfel incat costurile
standard ale materialelor folosite in cadrul proiectului pot parea scazute.De
asemenea, depozitarea materialelor nu mai constituie o problema.
Cea mai mare parte a proiectelor vizeaza firme ce nu pastreaza stocuri de materiale
in magazie, drept pentru care trebuie comandat fiecare articol necesar.
Un asemenea mod de lucru prezinta o serie de avantaje incontestabile, insa
si dezavantaje, asa cum ar fi situatia in care compania desfasoara mai
multe proiecte in acelasi timp si in aceleasi ateliere, cand
pentru procurarea comenzilor nu se mai fac reduceri de preturi datorita cantitatilor
relativ mici achizitionate. Unele achizitii pot duce la cresterea inventarului
total al companiei, si implicit al costurilor acestuia. Aprovizionarea pe proiecte
permite o mai buna analiza a costurilor si a bugetului.
De exemplu, prealocarea materialelor ce urmeaza a fi folosite intr-un
proiect, realizata prin retragerea acestora din stocul general si plasarea intr-un
stoc separat, destinat proiectului, reprezinta unul dintre avantajele nete ale
aprovizionarii pe proiect.
Proiectele care implica siguranta nationala impun achizitionarea tuturor articolelor
numai cu conditia certificarii conformitatii pentru utilizare, aplicabile atat
materiilor prime, cat si produselor finite. In acest sens, se desemneazaun
organism extern de inspectie care sa aprobe procedurile de calitate, atat
la sediul antreprenorului, cat si la sediile furnizorilor. Bunurile inspectate
se inmagazineaza in locuri special amenajate, numai pe baza unui
certificat de autorizare specific lotului respectiv, eliberat de catre comisia
de inspectie. Stocurile astfel infiintate sunt stocuri
“rezervate” in care sunt pastrate doar materialele destinate
unui anume proiect separat de cele pentru utilizari generale, constituind o
metoda eficienta de prealocare.
Pe langa faptul mentionat mai sus, furnizorii bunurilor implicate in
asemenea proiecte trebuie sa asigure si posibilitatea de “urmarire”
a acestora, care consta in identificarea sursei si a lotului din care
provine un anume produs. Analizand aceste conditii, se ajunge la concluzia
ca alegerea unuia dintre cele doua sisteme de aprovizionare -; pe proiect
sau din stoc- nu este la latitudinea antreprenorului, ci achizitiile peproiect
devin in fapt o conditie contractuala.
Managementul stocurilor presupune in fapt rezolvarea problemelor ridicate
de depozitarea fizica a marfurilor, care pot fi impartite in cateva
categorii bine definite:
-spatiul -; vizeaza locul exact in care sunt depozitate materialele,
fiind o resursa in proiect, in aceeasi masura ca si forta de munca:
-etichetarea -; este o conditie esentiala a depozitarii, in ordinea
evitarii confuziunilor. Se recomanda ca produsele depozitate sa primeasca numere
sau coduri, respectiv coduri de culoare pentru materialele folosite frecvent
-localizarea -; este o problema proportionala cu marimea depozitului si
cu modul de amplasare a materialelor. Procedura uzuala in orice depozit
bine administrat cere ca fiecare raft sau lada sa poarte o adresa de identificare,
un simplu cod alfanumeric.
-conservarea -; se refera la anumite conditii de depozitare a materialelor
predispuse in mod deosebit deteriorarii din cauza socurilor mecanice,
caldurii, frigului, umiditatii, contaminarii reciproce.
-metodele si echipamentul de manipulare -; datorita fragilitatii, se recomanda
ca unele materiale sa fie transportate cu ajutorul echipamentelor speciale de
manipulare
-asigurarea sanatatii si sigurantei -; realizate prin intermediul politicilor
practicate de catre organizatie promotoare si managerul de proiect.
-proceduri de birou de rutina -; vizeaza manuale sau computerizatele
-securitate - se impune ca in ordinea prevenirii furturilor, ca si a reducerii
la minim a iesirilor neregulamentare sau neinregistrate accesul la depozitele
de materiale sa fie permisa doar personalului autorizat. De asemenea, este necesara
o asigurare a pazei in afara orelor de program
-sisteme de inregistrare a stocurilor si sisteme informationale -;
cuprind intrarile si iesirile materialelor, controlul stocurilor, contabilitatea
costurilor. Intrarile de materiale in depozit trebuie insotite de
documente adecvate, iar iesirile, autorizate si insotite de comenzi de
marfuri, liste de materiale, schemele de iesire din magazie sau listele de piese.
3.5 Proceduri de aprovizionare pentru proiecte
Sistemul aprovizionarii pentru proiectele de investitii, desi respecta structura
generala, se deosebeste de aceasta printr-o serie de elementele organizatorice.
Astfel, agentul de aprovizionare poate fi o organizatie independenta, departamentul
de aprovizionare al contractorului, departamentul de aprovizionare al clientului,
sau dintr-o combinatie a acestor variante. In cadrul unui proiect international,
seful serviciului de aprovizionare al contractorului are posibilitatea contractarii
cu antreprenori locali, ori daca conditiile pietei o cer, cu furnizori din orice
parte a lumii, in functie de rentabilitate, de amplasarea lor, de nivelul
calitatii, etc.
Materialele si echipamentele necesare derularii proiectului sunt controlate
de catre inginerul de proiect in cadrul unui borderou de urmarire a achizitiilor,
in vederea codificarii seriale a acestora. Unele dintre aceste borderouri
sunt realizate electronic, cuprinzand si informatii referitoare la costuri
si planificare. Pentru a simplifica controlul achizitiei fiecarui articol, borderoul
ar trebui sa mentioneze fiecare etapa importanta si termenele la care se desfasoara
ea.Din timp in timp se cere o reunire a borderourilor de control prin
intermediul unui program global de control al aprovizionarii pentru intregul
proiect. La incheierea proiectului, borderourile se arhiveaza, ele reprezentand
in fapto parte integranta a documentatiei proiectului.
Un manager competent cunoaste ca una dintre cheile succesului unui proiect este
pregatirea documentatiei care sa cuprinda caracteristicile bunurilor ce se doresc
achizitionate. In acest sens, in pregatirea specificatiilor de achizitie,
se contureaza doua etape:
- etapa cererii de oferta -; specificatia pentru cererea de oferta este
depusa de distribuita de aprovizionare catre posibilii furnizori
- etapa de comanda de achizitie -; specificatiile pentru cererea de oferta
sunt inlocuite cu specificatiile de achizitie dupa discutiile cu furnizorul
ales.
Firmele cu experienta in managementul de proiect stiu sa evite eforturile
repetate si riscurile greselilor prin dezvoltarea unei biblioteci pentru specificatii
ori prin pastrarea documentelor sub forma de fisiere in calculator, ce
pot fi folosite ca atare sau modificate ori de cate ori este nevoie sa
se intocmeasca o noua specificatie.
Producerea oricarui echipament care intra in componenta unui proiect reprezinta
ea insasi un proiect de productie, impunand aceleasi tehnici manageriale
ca si proiectul cadru, chiar daca la o scara mai mica.
In ceea ce-l priveste pe agentul de achizitionare, perioada care urmeaza
dupa emiterea unei comenzi de achizitie inseamna asteptare si trebuie
sa conteze foarte mult pe faptul ca furnizorul isi va respecta obligatia,
de aceea poate organiza vizite la locul de productie al furnizorului pentru
a urmari stadiul si evolutia lucrarii. Agentul de aprovizionare are de regula
obligatia de a-l tine la curent pe managerul de proiect cu stadiul tuturor detaliilor
referitoare la acest proces.
Dupa finalizarea acestei etape, totul decurge conform sistemului general, respectiv
se procedeaza la transportul bunurilor achizitionate la depozitele cumparatorului
si se face receptia marfii, incheindu- se astfel si proiectul.
Ceea ce au in comun toate proiectele este aceeasi caracteristica: proiectarea
ideilor si activitatilor si transformarea lor in noi realizari.Elementul
de risc si de incertitudine mereu prezent arata ca evenimentele si sarcinile
necesare pentru realizarea proiectului nu pot fi niciodata prevazute cu o acuratete
absoluta.
Scopul managementului de proiect este de a preveni sau prezice cat mai
multe dintre pericolele si problemele ce apar si de a planifica, organiza si
controla activitatile, astfel incat proiectul sa poata fi finalizat
cat mai bine posibil, in pofida tuturor riscurilor existente.