m1q20qq
I. Caracteristici ale proiectelor cu finantare nerambursabila
Complexitatea si amploarea care caracterizeaza managementul proiectelor au fortat aparit ia unui element de noutate: proiectele nu mai sunt finantate decat pe baza unei pro puneri scrise, pe baza unui formular care, de cele mai multe ori, este standardizat. La nivelul Uniunii Europene, aceasta este singura modalitate prin care pot fi accesate fondu rile comunitare. Inainte de a trece efectiv la munca de redactare, trebuie parcurse anumite etape, pe care le prezentam detaliat in continuare. Este bine ca etapele respective sa fie parcurse toate si in ordinea in care le expunem si noi. Unele necesita atentie mai de dura ta, studiu temeinic (ex. consultarea Ghidului promotorului), altele presupun o munca de maxim jumatate de ora (citirea cu atentie a anunt ului prin care este anuntata competitia de proiecte).
Subliniem, in acest context, cateva diferente care exista intre proiecte in general -; mai ales proiectele comerciale -; si proiectele cu finant are nerambursabila derulate prin programele Uniunii Europene1.
In cazul proiectelor cu finantare nerambursabila derulate prin programele Uniunii
Europene:
1. Formularul standard este o prezenta obligatorie.
2. Finantarile sunt acordate in scopul promovarii unei anumite politici a Uniunii
Europene; prin urmare, obiectivele sursei de finant are -; acelea de a promova o anu mita politica -; trebuie cunoscute si luate in considerat ie. In felul acesta, ele exercita constrangeri mai accentuate asupra obiectivelor organizatiei; daca cele doua tipuri de obiective nu coincid, propunerea nu este eligibila; de exemplu, daca un program european are drept obiectiv sprijinirea invatamantului de scurta durata si a prega tirii continue, o propunere care are in vedere invata mantul de lunga durata (studii universitare complete) nu este eligibila, indiferent cat de argumentata ar fi cererea de finantare, indiferent cat de presanta problema, indiferent cat de bogata expertiza organizat iei care si-ar dori proiectul;

3. Bugetul este, si el, mai degraba o constrangere decat un obiectiv (mai exact, princi pala provocare este cum sa exploatezi la maxim un buget dat si nu cum sa atingi anumite obiective cu efortul financiar cel mai mic posibil -; cum este cazul proiec telor comerciale);
4. Managementul (performant) al proiectelor europene realizeaza un echilibru intre:
• constrangerile de timp;
• resursele prestabilite (bugetul fix);
• constrangerile/procedurile/standardele impuse de Uniunea Europeana.
5. Analiza obiectivelor, stabilirea obiectivelor, redactarea propunerii de proiect repre zinta faze mult mai importante decat in proiectele obisnuite, cele comerciale sau cele care sunt initiate in interiorul unei organizatii de catre diferitele departamente.
6. Consultarea documentelor sursei de finantare -; Ghidul programului/Ghidul soli citantului/Ghidul promotorului, consultarea termenilor de referinta ai proiectului, familiarizarea cu obiectivele generale ale sursei de finant are constituie tot atatea etape suplimentare, care lipsesc din proiectele obisnuite;
7. Finantatorul nu isi propune sa isi recupereze suma de bani acordata initial si sa obti na o plata suplimentara (dobanda); recuperarea „ creditului”, sau recuperarea „in vestitiei” se fac sub forma promovarii unei anumite politici; de aici, accentul pe re zultate, pe durabilitatea rezultatelor, pe metodele de diseminare/promovare a acestora.
II. Erorile de planificare se transforma in mod automat in erori de executie
Faza de planificare, de redactare a documentului pe baza caruia se realizeaza un proiect -; indiferent de aria sa de cuprindere, de produsul final, de buget, de durata -; ocupa o pozitie de prima marime in ierarhia activitat ilor care compun managementul proiectelor. Nu credem ca este o exagerare daca afirmam ca aceasta etapa este cea mai importanta, dat fiind faptul ca, dupa cum arata experient a, cele mai multe dintre proiec te esueaza ca urmare a unor erori de planificare.
Faza de redactare are o importanta cu atat mai pronuntata cu cat, la nivelul Uniunii
Europene, accesul la fondurile comunitare se realizeaza, asa cum am subliniat deja, exclusiv prin intermediul propunerilor de proiecte2. Tendint a este valabila la nivel global, finanta rile de orice fel incep sa fie obtinute pe baza de proiect scris. Anvergura proiectului variaza -; poate fi vorba despre o solicitare de fonduri din partea unei uni versitati pentru a cerceta o anumita problema sau pentru a perfect iona o noua tehnica educationala, poate fi vorba despre un imprumut solicitat Bancii Mondiale de catre guvernul unei ta ri in vederea stimularii unui anumit domeniu, despre o cerere de finantare pentru a sprijini schimburi de studenti sau de specialisti intre doua ta ri, sau despre o solicitare de fonduri de catre o microintreprindere -;, dar principiile si regulile pe baza carora sunt redactate respectivele cereri se pastreaza, in mare, aceleasi.
In majoritatea cazurilor, agent iile care acorda finantare3 solicita prezentarea propune rilor de proiecte in formulare standard; formularele standard ghideaza foarte mult activitatea de planificare si, intr-o masura considerabila, o usureaza. Unele formulare sunt mai complexe, in sensul ca solicita informatii cat se poate de detaliate si atrag atentia, astfel, asupra tipului de date solicitate. Alte formulare, dimpotriva, sunt foarte schematice si nu transmit semnale foarte exacte cu privire la informatia pe care o cauta evaluatorul/ finantatorul. Exista si situatia in care o sursa de finantare nu deschide competit ia pentru proiecte pe baza unui formular standard, iar solicitantul are in primul rand misiunea de a concepe acest formular astfel incat sa permita prezentarea informatiilor intr-o maniera logica si convingatoare. Dar, independent de prezenta sau absenta formularului standard, de caracterul sau -; mai vag sau mai precis, cererea de finantare/formularul de candidatura trebuie completat potrivit acelorasi reguli.
Etapa de redactare a respectivei propuneri trebuie sa se bucure de atentie maxima, din cel put in doua motive:
1. Proiectele esueaza daca nu sunt bine planificate
Faza de execut ie este una deosebit de sofisticata si de complexa, pandita de pericole chiar si in cazul in care planul de la care porneste proiectul este perfect sau aproape perfect; in mod firesc, riscul este cu mult mai mare in cazul in care propunerea ca atare este redactata intr-un mod neglijent, nerealist, neprofesionist. Cele mai multe dintre proiecte esueaza din cauza ca au fost planificate in mod deficitar sau chiar nu au fost deloc planificate. Percept ia potrivit careia managementul proiectelor este o abordare rigida, care se bazeaza pe munt i de documentat ie, ceea ce inhiba imaginatia, creativi tatea, inovat ia si favorizeaza, intr-un mod inflexibil si rigid, planificarea, controlul4 face parte din bagajul neprofesionistilor, sau al incepatorilor.
2. Propunerea de proiect are valoare de document oficial
Documentul pe baza caruia este dobandit accesul la anumite fonduri devine in multe cazuri documentul oficial al proiectului, contractul care reglementeaza relatia dintre finantator si promotor; asadar, propunerea de proiect trebuie sa reflecte o abordare realista, pentru ca toate aspectele precizate in propunere se vor reflecta in viat a reala, in activitatea reala de executie. Propunerea scrisa reprezinta un gen de imagine in oglinda a proiectului din viata reala.
De multe ori, exista tentat ia de a multiplica numarul de activitat i, de a exagera atunci cand este expusa capacitatea tehnica si manageriala a organizatiei promotoare, de a
„umfla” informat iile cu privire la contributia proprie sub forma de munca voluntara -; toate acestea doar pentru a castiga proiectul, pentru a ii spori atractivitatea, pentru a-i creste, eventual, punctajul de evaluare. Nu recomandam o astfel de abordare -; nerealis ta si aleasa doar de dragul de a castiga proiectul. Pentru a vorbi de performanta reala, proiectul trebuie castigat si derulat. Am subliniat si in alte part i care sunt criteriile de succes pentru orice proiect. In acest punct, subliniem faptul suplimentar ca modul in care derulati un prim proiect influenteaza raportarea finantatorului la organizatia dumneavoastra. Daca aceasta raportare este pozitiva, aveti sanse mult mai mari de a castiga un alt proiect de la agent ia de finant are.
O lectura chiar si fugara a sect iunii cu privire la redactarea propunerii de proiect va atrage atent ia asupra faptului ca avem de-a face cu un proces de durata si extrem de la borios. De aceea, recomandam „spargerea” formularului in rubrici mai mici, care sa fie completate in momente de timp diferite si chiar de catre persoane diferite. Dar persoana care isi asuma responsabilitatea pentru aceasta munca de elaborare trebuie sa isi rezer ve suficient timp pentru a asambla partile componente, pentru a le armoniza si unifica.

Atentie! Exista situatii in care finantatorul nu ofera nici o informatie cu privire la formatul in care doreste sa fie redactata propunerea5 . Ceea nu inseamna ca propunerea poate fi prezentata oricum, de la un capat la altul, fara rubrici de sine statatoare, fara un efort consistent de sistematizare si organizare a informatiilor. Intr-o astfel de situatie, modul in care concepeti formularul ca atare transmite informatii relevante cu privire la experienta pe care o aveti in managementul proiectelor. Daca finantatorul nu face decat precizarea ca propunerea trebuie trimisa pana la data de..., la adresa..., va recomandam sa concepeti un formular care sa includa toate elementele pe care le vom prezenta in continuare.

In ceea ce priveste redactarea propunerii, nu exista formule sau retete magice, cum, de altfel, asemenea lucruri nu exista pentru nici o alta etapa a managementului de pro iect. Exista, in schimb, un set de reguli, cerint e, recomandari, sfaturi practice, concluzii extrase pe baza experientei si care va pot ajuta in munca de redactare. Unele cerint e sunt valabile pentru munca de redactare a oricarui material sau document cu caracter public, altele tin efectiv de un anumit vocabular si de o anumita terminologie specifice proiectului, sau, mai precis, de un anumit mod de a pune problema, de a gandi si concepe act iunea.
Unele dintre lucrurile pe care le vom expune in continuare vor parea „generalitati prudente” -; mult prea simple pentru a fi luate in seama -; sau vor starni mirari de genul
„ce mare lucru sa formulezi un obiectiv cat mai limpede posibil?”. Regulile de redactare nu sunt greu de int eles sau de asimilat, recomandarile nu prezinta complexitate deose bita, complexitatea si provocarea constau in a le aplica efectiv.
III. Pasi care trebuie parcursi pentru a redacta o propunere de proiect
In continuare, ne vom referi cu precadere la pasii care trebuie parcursi pentru a re dacta o propunere de proiect cu finantare nerambursabila. Ment ionam faptul ca, in opi nia noastra, pasii respectivi sunt valabili pentru intocmirea oricarei propuneri de pro iect, ceea ce poate sa difere este ponderea acordata diverselor rubrici, absenta unor ru brici dintr-un proiect de obt inere a unui credit (cum ar fi, de exemplu, cea referitoare la garantii cu privire la returnarea creditului).
1. Familiarizati-va cu obiectivele strategice/de dezvoltare ale organizatiei, trecet i-le
in revista sau actualizati-le.
In functie de aceste obiective, intocmiti o lista cu idei generale de proiect.
2. Pe baza obiectivelor strategice ale organizatiei si pornind de la ideile de proiect,
incepeti activitatea de cautare a surselor de finantare adecvate6. Selectati acele surse de finantare ale caror obiective coincid cu obiectivele de dezvoltare ale organizatiei promotoare. De asemenea, sursa de finant are este aleasa in funct ie de domeniul pe care este dispusa sa il finanteze, in sensul ca domeniul de activitate al promotorului trebuie sa se regaseasca printre domeniile sprijinite de sursa de finantare7.
3. Cititi cu atent ie anuntul (apelul la candidatura) prin care este facuta publica fieca re competit ie de proiecte. Anuntul contine informat ii de baza cu privire la condi t iile de participare la respectiva competitie, prin urmare, consultarea lui trebuie tratata cu seriozitate, pentru a evita, astfel, canalizarea energiilor in directii false.
Daca din consultarea anuntului va dati seama ca organizat ia dumneavoastra nu isi poate prezenta candidatura, atunci renuntati. Daca nu va sunt clare unele aspecte prezente in anuntul respectiv, continuati munca de explorare.
4. Retinet i data limita de depunere a proiectului. Decizia de a participa la competitia de proiecte este luata, evident, in cazul in care termenul limita pentru depunerea candidaturii nu a trecut. In caz contrar si daca programul respectiv este interesant si relevant pentru promotor, este notat si retinut termenul limita imediat urmator.
5. Participati la intalnirile, seminariile, sesiunile de instruire pe care le organizeaza agentia de finant are. Acestea se pot dovedi ocazii deosebit de valoroase cu privire la asteptarile si standardele de evaluare ale respectivei agentii.
6. Analizati in detaliu obiectivele si prioritatile diferitelor programe de finantare, pentru a va asigura ca obiectivele si ideea de proiect ale dumneavoastra sunt circumscrise prioritatilor pe care le are sursa de finantare.
7. Analizati fiecare criteriu de eligibilitate8 in parte. Daca organizat ia care isi propune sa depuna proiectul nu respecta un singur criteriu de eligibilitate, atunci candida tura trebuie abandonata, inainte de a incepe orice munca de redactare. In cazul in care nu sunteti siguri ca respectat i un singur criteriu de eligibilitate, solicitati infor mat ii lamuritoare in acest sens. Este de preferat ca modalitatea prin care solicitati informat ii suplimentare sa fie prin scris -; fax sau e-mail. Insistati ca raspunsul la aceste solicitari sa fie formulat tot in scris.
In general, criteriile de eligibilitate se refera la: a. eligibilitatea organizatiei care poate solicita finant area reprezinta un mijloc prin care acest obiectiv strategic este atins. De multe ori, ordinea este alta: auzim de o sursa de finantare, suntem atrasi de valoarea sumei de bani care poate fi castigata si de abia dupa aceea ne punem problema ce sa facem cu acei bani -; frecvent, ne propunem doar sa cumparam niste echipamente. Obiectivul strategic nu poate fi acela de a achizitiona niste echipamente, ci, spre exemplu, acela de a creste eficienta si competitivitatea unui anumit departament, iar calculatoarele achizitionate -; una dintre modalitatile de a realiza acest lucru.
- tipul de organizatie -; organizatie nonprofit, organizat ie nonguvernamentala, in stitutie publica, autoritate publica, companie publica, firma cu capital mixt etc.;
- marimea organizat iei (numar de angajati si cifra de afaceri/buget pe anul fiscal in curs sau precedent);
- situat ia organizatiei in momentul in care este depusa candidatura (nu
inregistreaza pierderi, nu este in stare de faliment, det ine resurse de finantare solide). b. eligibilitatea partenerilor cu care se poate derula proiectul (idem); c. eligibilitatea tipurilor de activitati care pot fi desfasurate (activitati de training, consultanta , servicii, mobilitat i, constructii, creare de produse, cercetare etc); d. eligibilitatea costurilor (suma minima si suma maxima care pot fi solicitate, raporturile dintre suma solicitata si valoarea contributiei proprii, costuri de personal, investitii in echipamente, investit ii in reabilitarea cladirilor etc); e. eligibilitatea zonei9

Atentie! In cazul unor competitii de proiecte, inainte de redactarea propriu-zisa a propunerii, este utila trimiterea unei scurte scrisori de intentie care sa prezinte, in linii mari, ideea de proiect, grupul tinta vizat, solutia propusa, impactul anticipat, experienta institutiei promotoare. Scrisoarea are menirea de a evita situatiile in care solicitantii consuma resurse importante pentru a redacta propunerea, dar aceasta are din start sanse minime de a fi aprobata: nu intra in aria de interes a finantatorului, institutia promotoare nu are suficienta experienta pentru a derula un eventual proiect, nu prezinta suficiente garantii cu privire la capacitatea tehnica de a derula proiectul. Nu este vorba, in acest caz, de nerespectarea stricta a unui criteriu de eligibilitate, ci, mai ales, de nepotrivire intre domeniile sprijinite cu o anumita prioritate de finantator si domeniul de activitate propriu.

8. Studiati diferitele tipuri de proiecte finant ate anterior in cadrul programului de finantare vizat, in cazul in care acestea sunt depozitate in baze de date electro nice10. In acest fel, va putet i face o imagine cu privire la temele considerate priori tare de catre agentia de finant are, la profilul institutiilor castigatoare, verificati daca nu cumva ideea dumneavoastra de proiect, chiar daca vi se pare geniala si to tal inovatoare, nu a mai fost pusa in practica de altcineva.
9. Studiat i cu atentie condit iile financiare: suma minima si maxima care poate fi soli citata, valoarea contribut iei proprii, tipurile de costuri considerate eligibile. Ana liza are in vedere raspunsul la urmatoarele intrebari: „bugetul acordat este sufi cient pentru a pune in practica ideea de proiect?”, „avem posibilitatea de a sustine contribut ia proprie, in cazul in care aceasta este solicitata sub forma de bani?”, „la ce alte resurse putem apela astfel incat sa putem derula proiectul?”, „ce act iuni pot fi finantate in cadrul acestui proiect?”, „cum poate continua proiectul dupa ce
inceteaza finant area?”, „la ce surse pot apela pentru a continua proiectul dupa ce
inceteaza finant area initiala?”.
10. Consultat i pachetul informativ pus la dispozitie de agent ia de finant are; de obicei, pachetul informativ contine:
• Ghidul programului/Ghidul solicitantului/Ghidul promotorului;
• Formularul standard de candidatura/formularul cererii de finant are;
• Formularele documentelor anexe (model de buget, model de CV acceptat pentru membrii echipei, niveluri maxime acceptate pentru cheltuielile de di urna, coduri de activitate utilizate).
De cele mai multe ori, pachetul informativ poate fi descarcat si de pe pagina de Inter net a agentiei care a init iat competit ia de proiecte. Va recomandam sa imprimati aceste materiale si sa le citit i cu cea mai mare atent ie, sa subliniati aspectele care vi se par rele vante, mai ales cele referitoare la domeniile prioritare sprijinite prin respectivul program, obiectivele sursei de finant are, rezultatele preconizate ale programului/ansamblului de proiecte, masurile prioritare, bugetul alocat, termenul limita, modalitatea in care trebuie trimisa aplicatia -; prin posta, prin e-mail, numarul de exemplare in care trebuie depusa.
Aspectele esent iale din Ghidul solicitantului reprezinta informatii deosebit de valoroase cu privire la modul in care va trebui sa completati formularul standard11.

Atentie! Sunt situatii in care ati mai participat la o competitie de proiecte, ati derulat deja un proiect cu fonduri de la o anumita agentie si in anul urmator doriti sa va prezentati din nou candidatura. Chiar daca programul respectiv va este familiar, parcurgeti toate etapele de mai sus, verificati daca nu a intervenit vreo modificare in ceea ce priveste conditiile de eligibilitate, obiectivele prioritare, bugetul alocat, numarul de exemplare in care trebuie prezentata propunerea, daca formularul de candidatura a ramas sau nu acelasi de la un an la altul.

11. Alcatuiti o lista de verificare (checklist), in care includeti toate elementele din componenta dosarului de candidatura. Lista de verificare poate arata astfel: cererea de finant are completata (semnata, 1 exemplar original si 3 copii); bugetul (respecta limitele in ceea ce priveste suma maxima si minima, con tribut ia proprie, costurile administrative, rezerva pentru cheltuieli neprevazute); declarat ia de parteneriat 1 (semnata, 1 exemplar original si 3 copii); declarat ia de parteneriat 2 (semnata, 1 exemplar original si 3 copii);
Anexa 1 cu privire la ...
Anexa 2 cu privire la...
Copia dupa statutul juridic al solicitantului;
Copia dupa certificatul de inregistrare fiscala;
Rezumatul in limba engleza12.
12. Completati documentat ia solicitata de finantator -; cererea de finantare/ formularul standard de candidatura (vezi mai jos).
13. Completati formularele anexe.
In general, formularele anexe includ informatii care pot fi utilizate ca argumente su plimentare in favoarea proiectului:
- studii de piata;
- date statistice;
- diagrame de tip Gantt13 sau PERT14;
- analize de tip SWOT15;
- descrierea mai detaliata a institutiei promotoare si a institut iilor partenere;
- organigrama;
- rezultatele unor activitati anterioare, de relevanta pentru proiect;
- situat ia financiara a institutiei in momentul depunerii proiectului;
- bugetul pentru anul fiscal in curs;
- bugetul proiectat pentru anul fiscal urmator;
- articole de presa;
- CV-urile persoanelor implicate direct in derularea proiectului;
- lucrari, articole de specialitate, brosuri referitoare la problema careia se adreseaza proiectul.
Documentele anexe nu sunt intotdeauna solicitate in mod expres de finantator. Chiar daca nu exista o solicitare expresa, formularul standard de candidatura trebuie insotit de informatii minime cu privire la organizatia promotoare: realizari, experiente relevan te pentru proiect, dovezi cu privire la capacitatea manageriala si tehnica de a derula proiectul, date de natura financiara.
14. Verificat i, avand lista de verificare in fata, daca avet i toate documentele care trebuie incluse in dosarul de candidatura. v cererea de finant are completata (semnata, 1 exemplar original si 3 copii); v bugetul (respecta limitele in ceea ce priveste suma maxima si minima, con tributia proprie, costurile administrative, rezerva pentru cheltuieli neprevazute); v ................................................................................................................ v declarat ia de parteneriat 1 (semnata, 1 exemplar original si 3 copii); v ................................................................................................................ v Rezumatul in limba engleza.