Oamenii pornesc afaceri din diferite motive: pentru profit, pentru independenta, sau din disperare, atunci cand au de-a face cu o situatie de somaj pe termen lung. Unele mici afaceri sunt croite cu niste vise: pornind de la nimic si ajungand la o imbogatire de proportii ametitoare. O firma de succes este Apple Computers, care a inceput intr-un garaj si a devenit o companie cu o cifra de afaceri de un miliard de dolari pe parcursul a doar 5 ani. c1p10ph
Desi povestile de succes incurajeaza toti intreprinzatorii, aratandu-le ca mergand pe acest drum poti gasi intr-adevar aur, realitatea lumii micilor firme este foarte diferita de aceste povesti ametitoare.

Problemele firmelor mici
In medie, firmele mici din economiile de piata sunt considerate viabile daca reusesc sa supravietuiasca in primii ani de activitate. Cercetarile au aratat ca aproximativ 85% din afaceri esueaza in primii 5 ani de existenta, cele mai problematice afaceri fiind cele din constructii, transporturi, industria usoara si industria modei.
Desi problemele fundamentale difera, studii guvernamentale si personale prezinta o imagine foarte clara a naturii problemelor firmelor mici. Majoritatea dificultatilor pe care le intampina firmele mici in incercarea de a creste au cateva cauze:
- problemele de inceput, din primii doi ani: identificarea clientilor, dezvoltarea produselor,
- problemele de consolidare din perioada urmatoare -; selectarea personalului, delegarea autoritatii, controlul afacerii,
- problemele de expansiune in fazele urmatoare -; atragerea de resurse financiare, concurenta cu firmele mari ce activeaza pe piata.
Datorita marimii, firmele mici vor avea incontinuu de depasit anumite probleme comune:
- numar limitat de angajati,
- resurse financiare limitate,
- echipa de management de marime redusa, constand in primul rand din partenerii de afaceri; aceste persoane invata sa faca fata problemelor pe masura ce inainteaza in mediul de afaceri,
- sector geografic si industrial foarte ingust definit,
- premise ce nu sunt tocmai potrivite pentru modul de conducere a afacerii,
- bazarea pe informatii cu o vechime de cel putin un an oferite de contabili externi firmei.
Luati impreuna, acesti factori accentueaza fragilitatea firmelor mici. De exemplu, daca un membru cheie pleaca, efectul poate fi catastrofal; intr-o organizatie mare acest lucru nu conteaza atat de mult. Iar daca un client important intarzie lansarea unei comenzi, poate rezulta o criza.
Se pot evidentia cateva problemele fundamentale ale unei afaceri mici.
Managementul va suferi din cauza lipsei abilitatilor necesare intr-un numar de domenii-cheie. O companie poate fi infiintata de catre un inginer, care va avea rapid de-a face cu probleme legate de finante, vanzari si actiuni promotionale, ce pot conduce usor compania la dificultati daca nu sunt bine intelese. De aceea, cunostintele detinute de echipa de management pot fi limitate in multe domenii cheie.
Managementul nu va avea timpul necesar pentru rezolvarea multor sarcini complexe pe care o afacere in dezvoltare le solicita, iar din cauza resurselor financiare limitate nu vor avea posibilitatea sa angajeze personalul necesar pentru rezolvarea problemelor respective. Aceasta este o experienta comuna multor afaceri, constand in faptul ca managementul isi petrece timpul intr-un mod “pompieristic” si nu acorda suficienta atentie aspectelor necesare dezvoltarii afacerii.
Managementul va reactiona mai degraba la aparitia problemelor, neincercand sa le prevada si sa planifice din timp rezolvarea lor.
Similar marilor organiyatii, angajatii unei firme mici nu vor fi bine informati despre intentiile firmei, care poate face o schimbare rapida de directie, adeseori esentiala pentu firmele mici, dar de cele mai multe ori dificil de realizat.
Informatiile managementului pe care se vor baza deciziile vor fi limitate si acest lucru poate stanjeni folosirea tehnologiei corecte pentru rezolvarea unei anumite probleme.
Micilor firme tinde sa le lipseasca experienta referitoare la dezvoltarea lor in afara sectorului in care opereaza. Procentul din cifra de afaceri ce provine din operatiuni de export in cazul firmelor mici, de exemplu, este in general mai mic de 1%.
Implicarea puternica a proprietarului in afacere va face dificila aprecierea obiectivelor.
Acestea sunt trasaturile ce caracterizeaza firmele mici, ca afaceri confuze. Decat sa-si controleze destinul, ele permit altcuiva sa le controleze. Managerul nu incearca, sau incearca in mica masura sa planifice -; sa conduca, cu alte cuvinte.

Potentialul firmelor mici
Desi se poate creiona o imagine negativa a viabilitatii micilor firme, acestea au totusi un numar de puncte tari comparativ cu marii concurenti, atuuri care pot fi exploatate eficient.
- Luarea deciziilor poate fi rapida atata timp cat structura este simpla si afacerea isi poate schimba rapid directia de actiune pentru a profita de conditiile schimbatoare ale pietei.
- Odata decizia luata, aceasta poate fi implementata rapid, iar rezultatele vor fi vizibile mai repede decat in cazul unei organizatii mai complexe.
- Relatiile dintre personalul angajat si manageri tind sa fie mai echitabile, iar relatiile de munca nu vor crea probleme insurmontabile. Comunicarea cu personalul va fi mai directa, relatiile de munca tind a fi flexibile, ceea ce va avea un efect benefic asupra moralului personalului, atata timp cat mediul de munca este, in general, mai relaxat.
- Exista un mediu de munca potential mult mai bun pentru angajati, care vor putea observa clar si rapid efectele eforturilor personale. Acesta este un important factor motivant, in special pentru aceia care vor fi incurajati sa propuna idei viabile.
- Managementul va fi apropiat de clienti si de piata, putand reactiona mai rapid la schimbarile acesteia, datorita cunostintelor detinute.

Importanta planului de afaceri
Putine companii au norocul sa opereze intr-o ramura in care nu exista concurenta. In mediul afacerilor de astazi, firmele mici au senzatia ca firmele mari de pe piata au parte de cele mai multe avantaje, lor nemairamanandu-le altceva de facut decat sa urmeze deviza “Ne straduim din rasputeri” pentru a supravietui.
Firmele mici pot face slalom printre colosii ramurii de activitate, desi sunt alarmant de vulnerabile in comparatie cu acestia. Desi este adevarat ca firmele mici pot derula operatiuni cu o marja a profitului mai mica decat a firmelor mari, esentiale sunt mai degraba reactiile corecte, care mentin in viata firma.
Problema specifica a firmelor mici este limitarea resurselor, tradusa in faptul ca este foarte important ca ceea ce este disponibil sa fie folosit cu maxim de efect. Cu alte cuvinte, afacerea trebuie sa fie foarte bine planificata.
Toate firmele trebuie sa ia decizii in legatura cu alocarea resurselor. Chiar si firmele mari, care pot absorbi o parte din risipa de resurse, folosesc un plan de afaceri detaliat ca sistem de control al managementului. Desi problemele firmelor mari sunt diferite de cele ale unei afaceri incipiente, stabilirea unor obiective clare este la fel de importanta in ambele cazuri. Procesul de planificare va fi punctul central pentru solutiile multor probleme ce vor trebui rezolvate de firmele mici:
- Va identifica domenii ale afacerii ce nu sunt sub control, carora managerii nu le-au acordat atentia cuvenita si in care actiunea este esentiala.
- Va oferi un cadru de lucru prin care angajatii si alte persoane pot fi informate despre directiile de viitor ale firmei.
- Va determina managementul sa ia in considerare strategia viitoare a firmei, sa evalueze punctele tari si cele slabe intr-o maniera obiectiva.
- Va solicita imbunatatirea sistemului informatic managerial, ceea ce va aduce avantaje intregului sistem decizional din cadrul organizatiei.
- Va identifica domenii de dezvoltare esentiale in care firma va trebui sa isi dezvolte specialisti.
- Va oferi baza de analiza in situatia in care un produs sau un proces nou va avea succes, in mod special daca va fi valoros in dezvoltarea previziunilor pe termen scurt.
- Poate fi folositor in oferirea de informatii referitoare la perspectivele companiei, solicitate de diferite surse de finantare. Acest lucru este foarte important pentru numarul ridicat de afaceri ce depind de finantari externe, cum ar fi credite bancare sau credite guvernamentale. Marile organizatii sunt mult mai norocoase in obtinerea accesului la finantare, de cele mai multe ori pentru ca pot oferi justificari detaliate pentru solicitarile lor.

Rigorile planificarii afacerii
Pregatirea unui plan de afaceri creeaza unele cereri la nivelul organizatiei, desi acestea pot fi exagerate. De aceea, se presupune adesea ca intocmirea unui plan de afaceri este un proces prea complex si scump pentru o afacere mica. In dorinta de a obtine rezultate valoroase, planificarea afacerii in cadrul unei organizatii mai largi va solicita, intr-adevar, o investitie considerabila. O trasatura comuna si altor domenii de activitate consta in faptul ca implicarea initiala foarte serioasa in cazul indivizilor particulari la inceputul demararii conceptiei planului de afaceri va duce la o valoare sporita a acestuia, iar mica intreprindere se va bucura de anumite avantaje in comparatie cu firmele mari. Aceste avantaje o vor ajuta sa tina sub control costurile legate de conceperea unui plan de afaceri.
Avand un numar mic de produse si servicii oferite, mai putini angajati si servind o piata mult mai limitata, firmele mici isi pot stabili obiectivele mult mai usor decat organizatiile mari, cu o investitie modesta de timp, bani si informatii. Exista, insa, un punct dincolo de care dezvoltarea ulterioara a procesului de planificare nu produce rezultate folositoare.

Orice plan trebuie sa intruneasca trei criterii:
- sa fie simplu,
- sa fie exact,
- sa fie folositor.
Sistemul foarte sofisticat de planificare utilizat de companiile multinationale va necesita o ampla culegere de date, ce vor conduce la diminuarea exactitatii. Acest lucru va solicita analize complexe pe calculator, ce vor fi realizate de personalul retinut de la operatiunile zilnice. Realizarea acestui sistem costa adesea o mare suma de bani, iar sume similare vor fi folosite in fiecare an pentru a ii mentine acuratetea.
Firmele mici si medii nu poseda si nu au nevoie de aceste resurse, trebuind sa priveasca functia de planificare ca un alt exemplu de investitie si castig. Cu cat sunt colectate mai multe date, cu atat sansa de eroare este mai mare, costurile sunt mai ridicate si probabilitatea ca rezultatele oferite sa fie departe de adevar este mai sporita.
O parte a avantejelor dezvoltarii unui plan de afaceri initial si urmarirea continua a acestuia consta in identificarea clara a scurtcircuitelor in informatii, ceea ce va conduce la alocarea resurselor limitate ale firmelor mici pentru colectarea adecvata a acestora.

Limitele planificarii afacerii
Trebuie tinut cont ca sunt cateva lucruri pe care un plan de afaceri nu la poate face:
- Planificarea afacerii nu permite echipei manageriale sa evite luarea deciziilor. Totusi, planul poate ajuta prin identificarea clara a problemei si solutiilor posibile.
- Planificarea nu este un raspuns rigid la toate problemele firmei. Conditiile interne si externe se vor schimba si vor solicita o modificare a directiei de actiune a firmei. Pentru corelarea acestor factori firmele mari organizeaza revizuiri periodice ale planului. Acest lucru poate fi fezabil pentru unele afaceri de mici dimensiuni, dar mai putin relevant in cazul unei afaceri in care este implicat un singur om. Chiar si in aceasta situatie, disciplina in notarea modificarilor ajuta la asigurarea unui grad de continuitate si relevanta in cadrul planului.
- Planificarea pune in evidenta calitatile oamenilor care o realizeaza si o aplica.
Multe firme parcurg procesul de planificare annual, ceea ce poate fi interesant de urmarit, dar nu intotdeauna relevant in realitate.
Planificarea nu este semnificativa daca nu este realista. Marile firme isi pot permite sa se joace, dar firmele mici nu isi pot permite acest lux. Un plan odata completat ar trebui sa fie cea mai buna solutie posibila la problemele conflictuale cu care se confrunta firma. Deoarece implica timp si efort pentru elaborare, ar trebui folosit si nu abandonat cu prima ocazie.
Cercetarile din SUA efectuate in cazul unui numar ridicat de firme mici au aratat ca stabilitatea cresterii, masurata pe o perioada de 5 -; 10 ani, este strans corelata cu numarul de planificari realizate de firma (de exemplu cunoasterea modului in care factorii interni si externi afecteaza viitorul afacerii). Succesul pe termen scurt nu pare a fi afectat de planificare, dar o planificare buna este fundamentala pentru o supravietuire profitabila pe termen lung.

Ce este un plan de afaceri?
Un plan de afaceri este un mod sistematic de abordare a problemelor viitoare cu care este posibil sa se confrunte firma si de depasire a acestora. Nu este o forma de clarviziune, care prevede ce se va intampla cu firma in viitor. De fapt, este chiar contrariul: un instrument de lucru actual dezvoltat prin incercari si erori folosind experienta si realizarile trecute ale firmei, pentru a trasa in mod realist drumul viitor. Planul urmareste sa realizeze cel mai avantajos si realizabil compromis intre ceea ce firma doreste sa faca si ceea ce poate sa faca. El va arata firmei cum se integreaza in realitate politicile propuse si interactiunile dintre factori.
Planul de afaceri va evidentia atat actiunile necesare a fi intreprinse imediat, cat si aspectele ce trebuie luate in considerare pe termen mediu si lung. De exemplu, produsul si productia pot varia pe parcursul unei perioade de trei ani astfel:

Scurt Mediu Lung
Produs Se mentine prezentul produs Se dezvolta variante Se diversifica
Productie Schimburi suplimentare Echipament nou Fabrica noua

Fiecare dintre aceste elemente va fi legat de celelalte in diferite moduri si va solicita diverse niveluri de investitii in timp si bani pentru a se obtine rezultatul dorit.

Obiectivele planului
Asa cum am aratat mai devreme, planul trebuie sa fie simplu, exact si folositor.
Planificarea intregii afaceri porneste de la evaluarea stadiului in care firma se afla la momentul respectiv. Informatiile colectate vor oferi, de asemenea, raspunsuri despre obiectivele sau scopurile pe care incearca sa le realizeze afacerea. Evaluarea corecta a pozitiei actuale a afacerii, precum si definirea scopurilor vor duce impreuna la gasirea cailor de realizare a obiectivelor propuse.

Planificarea in sine va trebui sa parcurga cativa pasi importanti: istoricul companiei, obiectivele, presupuneri (premise), cuantificare, alocarea resurselor, verificare, analiza sensibilitatii, planificarea reactiilor in situatia unor evenimente neprevazute.

Istoric
O examinare in detaliu a afacerii pentru a evalua ce s-a intamplat in anii precedenti in anumite sectoare cheie este un element important al planificarii. Aceasta presupune luarea in considerare a performantelor companiei in domenii ca: vanzari, preturi, productie, distributie, finante si administratie.
Intr-o firma mica in unele din aceste domenii activitatile nu sunt foarte complexe. Uneori, de fapt, ele par prea simple pentru a le acorda atentie. Aceasta trecere in revista se face de planificator pentru a se asigura ca aceste activitati sunt periodic revizuite, astfel incat sa existe siguranmta ca o operatie ce a fost simpla in trecut nu s-a modificat nici in prezent.
Examinarea in detaliu a performantelor din trecut poate, de asemenea, determina planificatorul sa ia in considerare obiectivele pe care firma si le-a stabilit in trecut, apreciind gradul in care acestea au fost indeplinite.
Informatiile solicitate despre performantele din trecutul firmei va permite echipei manageriale sa elaboreze o imagine de ansamblu a atuurilor si a slabiciunilor afacerii.

Obiectivele
Sarcina fundamentala a planificatorului se refera la clarificarea obiectivului pe care firma incearca sa-l indeplineasca. Pentru ca firmele mici sunt atat de flexibile, se poate intampla ca ele sa isi schimbe directia fara ca managerul sa fie deplin constient de acest lucru.
Examinarea in detaliu a pozitiei afacerii va oferi unele elemente necesare pentru a stabili daca firma trebuie sa ia in considerare redefinirea obiectivelor sale.

Ipotezele
Este foarta importanta definirea ipoteyelor care stau la baza intregului plan. Se poate considera, de exemplu, ca inflatia va continua sa fie de 5% pe an sau va creste la 7% - ambele fiind posibilitati realiste, dar fiecare avand efecte diferite asupra elementelor importante din plan, cum ar fi pretul, costurile, profitul si fluxul de numerar. Similar, pentru companiile mari, cu activitati de export considerabile, presupunerile referitoare la evolutia ratei de schimb valutar pe parcursul ciclului planificat sunt de o importanta majora.

Cuantificarea
Redefinirea si alocarea obiectivelor este mai mult decat un joc de cuvinte. Planificatorul trebuie sa traduca aceste obiective in cifre sau scopuri, pentru a evalua impactul acestora asupra starii financiare a firmei.
Valoarea neta a vanzarilor si costurile administrative vor oferi date referitoare la fluxul de numerar si necesitatea obtinerii de credite.

Alocarea resurselor
O data ce obiectivele au fost stabilite si implicatiile lor financiare au fost analizate, planificatorul va trebui sa ia in considerare actiunile si resursele necesare a fi alocate pentru a obtine cifrele propuse. Vor solicita aceste rezultate, de exemplu, o reorganizare a anumitor sectoare? Va avea nevoie firma de mai multa reclama, sau va trebui sa se schimbe tipul de reclama utilizat?

Verificarea
Un plan realist va implica intotdeauna verificari facute de mai multe persoane pentru a minimiza inconsistenta si neconcordantele. Cu toate ca intr-o activitate simpla sansele aparitiei neconcordantelor si inconsistentelor sunt reduse, planificatorul trebuie sa verifice daca modul in care resursele disponibile au fost alocate corespunde obiectivelor generale ale organizatiei si daca aceste obiective sunt fezabile pentru afacerea in cauza.

Analiza sensibilitatii
Un exercitiu suplimentar de verificare va insemna luarea in considerare a efectelor schimbarii catorva ipoteze de baza asupra planului de afaceri, de exemplu in ce masura este influentat rezultatul de aceste schimbari. Un exemplu ar putea consta in: ce efect ar avea cresterea TVA asupra produselor firmei?
O alta verificare poate avea forma unei redefiniri a planului, iar in aceste conditii realocarea resurselor poate conduce la nerealizarea obiectivelor initiale ale firmei.

Planificarea pentru situatii neprevazute
Un punct final in dezvoltarea planului trebuie sa fie identificarea acelor parti ale planului care pot face fata problemelor neprevazute si a solutiilor pentru rezolvarea acestora, in eventualitatea aparitiei lor.

Implicarea in pregatirea unui plan de afaceri va conduce la folosirea unor resurse, chiar daca acestea sunt constituite numai din timpul personalului implicat. Pentru a fi sigura ca acest efort nu este risipit in producerea unui document final inutil, firma care realizeaza o analiza a afacerii trebuie sa tina cont de cativa factori fundamentali.

Obiectivitate

Pentru a fi aplicabil, planul trebuie sa fie realist. Trebuie sa tina cont de toate deficientele firmei si de limitele persoanelor implicate. Acest lucru va asigura faptul ca planul este realizabil cu resursele disponibile. Nici un om de afaceri nu va decide de unul singur perspectivele viitoare ale afacerii. Promisiunile verbale ale indivizilor intalniti la diverse conferinte, conventii, sau la un pahar de bautura, rareori se concretizeaza in afaceri.

Ipoteze
Orice plan va lua in considerare anumite ipoteze legate de evolutia viitoare. Unele dintre acestea vor fi mai importante decat altele si este vital ca ipotezele fundamentale sa fie identificate.
Este important ca acolo unde sunt implicati oameni diferiti in proiectarea unui plan sa se bazeze toti pe aceleasi ipoteze in elaborarea estimarilor, de exemplu, folosind aceleasi rate de schimb valutar sau ale inflatiei.
Aceste procedee identifica, de asemenea, ipotezele de baza, esentiale pentru elaborarea uniforma a planului.

Orizont previzionat
Multe afaceri au idei preconcepute despre perioada de timp necesara elaborarii exacte a unui plan. Nu exista nici o regula scrisa pentru majoritatea organizatiilor, dar multe firme au descoperit ca implicarea si interesul inelaborarea unui plan de afaceri scade pe masura ce perioada de redactare a acestuia creste, iar persoanele implicate trebuie sa faca fata tot mai multor calcule, pana cand intregul proces devine o rutina. O previziune pe 10 ani de multe ori nu merita sa fie tiparita pe hartie, exceptie facand doar ideile ample, cum ar fi precizarea directiei afacerii.
Pentru o afacere obisnuita o previziune pe trei ani este suficienta, cu detalierea primului an si sublinierea elementelor principale pentru urmatorii. Pentru industriile foarte mobile cu un continut tehnologic ridicat, orizontul de planificare poate fi mult mai limitat, de obicei doi ani sau cateva luni fiind cea mai lunga perioada fezabila.
Fiecare afacere va trebui sa-si determine orizontul de planificare astfel incat sa fie relevant nevoilor sale. O industrie schimbatoare sau o investitie la un nivel ridicat vor avea efecte diferite.
In general, cu cat informatiile despre starea afacerii sunt mai precise, cu atat elaborarea planului va fi mai realista. Opiniile prezentate si capacitatea de a le sustine cu fapte vor imbunatati evident credibilitatea rezultatelor finale.
Alta metoda foarte buna de imbunatatire a acuratetei ideilor implicate consta in asigurarea ca toate persoanele calificate disponibile din cadrul companiei sunt folosite si nu se apeleaza doar la personalul din conducere pentru pregatirea planului.
Planul este oglinda cunostintelor persoanelor care l-au realizat. In cele din urma persoanele angajate in afacere isi vor asuma unele dintre responsabilitatile aplicarii efective a planului. De aceea este foarte importanta contactarea tuturor persoanelor ce detin cunostinte amanuntite referitoare la diferitele aspecte ale firmei si obtinerea asigurarii ca aceste persoane contribuie la elaborarea planului. Daca este posibil, solicitati acestor persoane sa-si exprime propriile idei in legatura cu viitorul afacerii. Numarul de persoane care pot avea o astfel de contributie va fi diferit, in functie de marimea firmei. Totusi, este o idee buna sa se largeasca numarul persoanelor care pot lua parte la elaborarea planului, din mai multe motive:
- Oamenii isi pot simti pozitiile amenintate de conceptul de eficienta a afacerii. Consultarea angajatilor intr-o afacere care nu a avut un plan bine intocmit in trecut poate conduce la crearea unei atitudini pozitive fata de plan.
- Mai multi angajati se vor simti implicati in viitorul firmei.
- Cu cat este mai mare numarul persoanelor implicate, cu atat sunt mai mici sansele de a ajunge la o solutie neaplicabila. Concluzia este ca un consens al unui numar mare de participanti poate conduce la elaborarea unui plan conservator, care este opus obiectivelor stabilite de catre managerul unei firme mici. Managerul va trebui sa tina cont de acest lucru la redactarea finala a rezultatelor ce se doresc obtinute.
Implicarea unui numar mare de persoane in procesul de planificare poate crea probleme la integritatea datelor in perioada de timp stabilita, mai ales daca orizontul de planificare este de 5 sau 10 ani. Delegarea uneia sau a doua persoane responsabile de colectarea si integrarea datelor va deveni in aceste circumstante esentiala, mai ales daca planul este rulat pe calculator, ca un mecanism de control al managementului.
Incorporarea datelor in plan este posibila numai daca se foloseste un format standard in scopul planificarii, intr-un acord total cu ipotezele care stau la baza planului.