Ianinte sa incepi o scrisoare, trebuie sa hotarasti nivelul de comunicare. Trebuie sa hotarasti daca limbajul trebuie sa fie fo r m al , st an d a rd , sau in f o r m a l. Trebuie sa hotarasti daca un vocabular tehnic sau de specialitate va produce confuzie. Sau daca cuvintele pe care le-ai ales arata o atitudine pozitiva, negativa, sau neutra fata de subiect si daca aecste atitudini sunt potrivite. Toate aceste decizii vor crea t o nul a ceea ce vei scrie si vor arata atitudinile tale fata de subiect, cititor si fata de tine insuti. o1h9hl
In acelasi timp, ce scrii trebuie sa fie concret sa foloseasca vacabular specific, si sa creeeze o comunicare clara si eficienta

1. Formalitate vs. Informalitate .

Fiecare nivel al limbii are propriul ton. Pana la a hotari nivelul limbii folosite, hotaraste gradul de f o r m a lita t e sau inf o r m a l ita t e pe care vrei sa-l adopti.
Acest lucru depinde de situatie si de normele grupului.

Ex.: Un discurs de acceptare a unei distinctii este formal, astfel ca nu vei vorbi ca la telefon.
Limba scrisa este de obicei mai formala (in ton si structura) decat limba vorbita, pentru ca ceea ce scrii nu este sprijinit de nuante si inflexiune si expresii faciale .

- Mergi la mijloc intre formal si informal.

- Evita cuvinte nefamiliare si propozitii complexe. Evita argoul si obscenitatile.

- Evita pe cat posibil greselile de gramatica. Astfel, toata lumea va aprecia mesajul fara subiectivitate. Nu va limita ideile pe care le propui.

2. Cuvintele tehnice si specializate

Feicare grup de oameni foloseste vocabular specializat. Psihologii vor vorbi despre
"formarea reactiilor," la clienti "proiectii," si "depresii clinice." La forbal vei auzi “fault”,
“corner” si “lovitura de pedeapsa”. In ambele situatii trebuie sa fii familiarizat cu fotbalul si psihologia pentru a intelege conversatiile.

? Nun este gresit sa folisesti limbaj specializat, daca audienta ta il foloseste si intelege. Daca nu stii cat de potrivit este limbajul ales pentru audienta ta, incearca sa citesti ce ai scris ca si cand ai fi audienta ta.

? Daca vrei sa definesti un cuvant, o fraza explicativa va fi de ajuns.

Poti deifni proiectiile in sens psihologic ca "lozalizarea trairilor si gandurilor cuiva un mintea altcuiva". Daca crezi ca oamenii mai au nevoie de informatii, atunci, o anecdota
(ex., o poveste) sau o analogie (ex., o comparatie a unui lucru nefamiliar cu un lucru familiar) il va ajuta pe cititorul tau sa inteleaga.

? Un vocabular specializat iti va limita audienta la experti in materie. Un astfel de vocabular iti va indeparta audienta si va transforma comunicarea intr-una formala. Cei mai buni scriitori isi aleg vocabularul in functie de audienta.

3. Tonul comunicarii

Putem vorbi de un ton al comunicarii.
Dupa cum reactionam la tonuri ale vocii prietenoase, de afaceri, iritate, pompoase, sau rezonabile la fel reactionam si in scris. In scris, ca si invorbit ce spui va conta mai putin decat cum o spui. Tonul pe care il folosesti trebuie sa depinda de scopul comunicarii si de relatia pe care vrei s-o creezi intre tine si cel care va citi.

EX.: Daca scrii unui redactor sa protestezi impotriva unui editorial., tonul pe care il vei folosi
(prin cuvintele alese si prin felul in care formulezi propozitiile) vor arata atitudinea ta fata de tine insauti, fata de cititor si de subiectul in cauza. Un ton eficient trebuie sa arate incredere in propria opinie; si poate spune cititorului tau daca crezi ca redactorul este incompetent sau inteligent si astfel va trage concluzia.

Pe cand iritarea si ironia sunt uneori potrivite, in majoritatea situatiilor iti vor indeparta cititorul. Iritarea orientata spre cititor va avea rezultate daca scopul spre care te indrepti este convingator.

EX.: Daca scrii spre directorul de relatii publice al unui magazin pentru ca platit in plus, vei avea mai multe rezultate daca ai o atitudine prietenoasa. In majoritatea situatiilor tonul tau trebuie sa arate ca esti o persoana rezonabila adresandu-te altei persoane rezonabile

4. Cuvinte pozitive, negative sau neutre

Cand alegi cuvintele, trebuei sa hotarasti intre cuvinte poz i tiv e sau ne g a t i ve si atitudinile pe care le arata. Daca descrii pe cineva ca “hortarat” arata o atitudine pozitiva. Daca spunem ca este
“incapatanata” vom trada o atirudine negativa.

Ce este interesant cand alegi intre doua cuvinte dintre hotarat / incapatanat zvelt / slab prudent / las vulgar / comun este ca spun mai multe despre tin e decat de sp re ce scri i . Prin aceste cuvinte, pozitive sau negative, iti tradezi propriile tale atitudini.
In majoritatea situatiilr in care scrii pentru afaceri, scopul tau este sa fii obiectiv, mentinand atentia cititorului asupra suboectului decat asupra ta. In astfel de situatii, un vo c a b u l a r ne ut r u e s t e ne c e s a r . "Slab," de exemplu, este mai neutru decat "zvelt" sau "slabanog" dar nu la fel de neutru ca greutatea si inaltimea exacta a individului.

5. Sugestiile noastre despre ton si stil

• Fo l o se st e c u vi n t e co n c re t e
Oricand este posibil, foloseste cuvinte concrete (explicite) decat abstracte de genul: dragoste, foame, ura, putere, grija, fericit. vs. cuvinte explicite ex.: Dacia Nova
2000,etc. Pentru ca cuvintele explicite vor avea acelasi sens pentru mai multi, pe cand cuvintele abstracte vor avea intelesuri foarte diferite de la om la om.

• F ii c l a r
Expresiile clare usureaza cititul pentru ca este mai usor pentru cititor sa isi inchipuie ceea ce spunem. Acest lucru este si mai important in scrisorile de afaceri cu cat este in literatura.

EX.: Scrii un memo unui supraveghetor, spunandu-I ca este nevoie de un nou xerox.. ce ar fi mai eficient, sa scrii, "un copiator s-a invechit," sau "Copiatorul HP 2003 pe care l-a cumparat in
1985 lasa linii negre pe pagini si nu poate fi reparat"?

Alte sugestii pentru scrisorile de afaceri:

- foloseste exemple
- da nume si numere clare
- explica concepte noi prin lucruri familiare.

In timp ce alegi tonul pe care il vei folosieste este important sa tii minte ca citiorul de afaceri este un cititor ocupat, unul care scaneaza pagina pentru ideile esentiale. Fii cat de consi posibil si evita cuvintele nenecesare.

Iata cateva sugestii pentru ce trebuie sa tii minte cand scrii o scrisoare de afaceri, fie in interiorul companiei tale, fie spre un client.

• S c rie o pagi n a m a x i m u m , 4 - 5 par a gr af e bi ne str u cturate

• Ma r i m e a fo nt ul ui : 1 1

• Un s p a t iu j u m a ta te i n tr e r a ndur i

• M a r g in e l a s t an ga pa ra g r af u l u i

• Fo l o se st e l o go -u l co m p an i e i

• S c r i e a d r e s a , s i da tel e ta le de c o n t a c t

• Nu mar u l de co n t d a ca e vo rb a de u n co n t ra ct

• Veri fi ca gr amat i c a!

• Ve ri fi ca d e d o ue , t r e i o r i

• Fo l o se st e i n ch e i e r e a , n u i n c h e i a b r u sc