Analiza si descrierea posturilor

1. Post: notiune si principalele componente

In conceptia moderna postul este tratat nu numai ca o subdiviziune organizatorica, dar si ca o componenta a evolutiei profesionale a fiecarui angajat sau a dezvoltarii acestuia.

In literatura de specialitate postul este definit, in general, prin ansamblul obiectivelor, sarcinilor, autoritatilor si responsabilitatilor care revin spre exercitare in mod permanent unei persoane din cadrul organizatiei. Prin urmare, postul reprezinta adaptarea unei functii la particularitatile fiecarui loc de munca si la caracteristicile ti tularului care il ocupa, deoarece functia constituie factorul de generalizare a unor posturi asemanatoare si are in vedere aceleasi caracteristici principale referitoare la obiective, sarcini, autoritate si responsabilitate.

Din definitia prezentata rezulta ca postul presupune urmatoarele componente:

Obiectivele (definirea cantitativa si calitativa a scopurilor).

Sarcinile (actiune clar formulata, orientata spre realizarea unui obiectiv precis).

Autoritatea (limitele in cadrul carora titularul postului are dreptul de a actiona pentru realizarea obiectivelor si exercitarea atributiilor).

Responsabilitatile (obligatia titularului postului de a indeplini sarcinile si atributiile sale derivate din obiectivele postului).

2. Analiza postului: notiune, obiective, metode

Analiza posturilor este una dintre cele mai importante activitati ale MRU si se refera la continutul si cerintele posturilor, si nu la analiza persoanelor care le ocupa.

Principalele obiective ale analizei posturilor:

Simplificarea muncii (studiul metodelor de munca si reproiectarea posturilor).

Stabilirea standardelor de munca (normarea muncii).

Sustinerea altor activitati de personal (elaborarea fiselor de post, etc.).

Procesul analizei posturilor:

Analiza structurii organizatorice

Folosirea informatiilor pentru analiza posturilor

Selectarea posturilor ce vor fi analizate

Colectarea datelor folosind tehnici acceptate de analiza

Pregatirea descrierii postului

Pregatirea specificatiei postului

Proiectarea postului

Implementarea proiectului postului.

Potrivit literaturii de specialitate exista urmatoarele metode si tehnici de analiza a posturilor:

Analiza documentelor existente (permite analistului cunoasterea si intelegerea naturii postului sau a specificului sarcinilor de munca, nu este suficienta si trebuie folosita in cuplu cu alte metode, cere o competenta inalta a analistului).

Observarea (una din cele mai precise metode, presupune ca unul sau mai multi experti in domeniu sa observe un executant individual sau colectiv si sa inregistreze fara a interveni ce, de ce, cand, unde si cum se efectueaza activitatea, datele sunt inregistrate intr-un formular standard).

Interviul (consta intr-o discutie libera si pertinenta sub forma unor intrebari-raspunsuri intre analistul postului si detinatorul acestuia, avand drept obiective culegerea datelor si obtinerea unor opinii).

Chestionarul pentru analiza postului (deoarece se considera ca timpul consumat si cheltuielile efectuate cu analiza posturilor sunt relativ ridicate, multe organizatii au in vedere chestionarele ca una din principalele metode rapide si eficiente de a obtine date si informatii relevante despre un numar de posturi, acest chestionar contine un ansamblu de intrebari adresate detinatorului postului dispuse intr-o succesiune logica si corespunzatoare scopului analizei).

Tehnica incidentelor critice (urmareste identificarea principalelor tipuri de comportamente critice, speciale, neobisnuite, erorilor si insuficientelor observate in realizarea sarcinilor, precum si influenta pe care acestea o exercita asupra rezultatelor obtinute, incidentul critic nu are semnificatia de conflict, ci acea de aspect particular, pozitiv sau negativ al comportamentului detinatorului postului sau a performantelor acestuia).

Procedeele grafice (inregistrarea datelor si informatiilor necesare se realizeaza prin observarea directa a activitatii angajatilor, iar pentru reprezentarea actiunilor specifice necesare realizarii sarcinilor se elaboreaza grafice ale proceselor sau activitatilor desfasurate pe diferite posturi, exemple: schema generala a procesului, graficul desfasurarii procesului, graficul executant-masina).

Analiza functionala a posturilor (este folosita pentru a descrie natura posturilor, a pregati descrierea posturilor, precum si pentru a furniza detaliile necesare privind specificatiile posturilor, are in vedere si unele dimensiuni ca: instructiunile specifice pentru indeplinirea sarcinilor, abilitati matematice, facilitati verbale, etc.).

3. Continutul descrierii si specificatiei postului. Fisa de Post

Analiza posturilor presupune nu numai desfasurarea procesului propriu-zis de analiza, ci si prezentarea rezultatelor sale de baza sub forma descrierii postului si specificatiei postului.

Fisa Postului este unul din documentele de formalizare a structurii organizatorice, care defineste locul si contributia postului in atingerea obiectivelor individuale si organizationale si care este caracteristic si individului si organizatiei, deoarece constituie baza contractului de angajare.

Descrierea postului consta in prezentarea tuturor aspectelor importante ale postului sau in prezentarea functiilor postului. De aceea, descrierea postului depinde de natura activitatilor desfasurate si de scopul pentru care aceasta se intocmeste.

In general, descrierea postului trebuie astfel elaborata incat sa acopere urmatoarele elemente ale postului: denumirea postului, obiectivele postului, nivelul ierarhic, superiorul direct, relatiile organizatorice, sarcinile-cheie, autoritatea acordata, principalele cerinte (pregatire, experienta, etc.).

Descrierile de post nu au caracter permanent, ci trebuie sa fie reexaminate si actualizate ori de cate ori se constata ca au intervenit schimbari importante in continutul muncii, la nivelul postului sau in cadrul organizatiei.

Specificatia postului deriva din analiza postului, este un rezultat de baza al acesteia si se determina din descrierea postului. Specificatia postului contureaza indemanarile specifice, cunostintele, abilitatile si alte caracteristici fizice si personale care sunt necesare pentru indeplinirea unei lucrari. Specificatia postului pune accentul si contine o descriere sumara a cerintelor umane ale postului.

Prin urmare, daca descrierea postului este un rezultat al analizei postului orientate spre descrierea sarcinilor sau a functiilor postului, specificatia postului deriva din analiza postului orientata spre persoane.

Este foarte important ca Fisele de post sa fie clare, sa contina obiective realizabile si sa reflecte nevoile reale ale organizatiei.

In elaborarea specificatiei postului exista unele riscuri:

1. Ne bazam pe descrierea calitatilor ocupantului anterior.
2. Specificarea excesiva si exagerarea nivelului cerintelor.
3. Folosirea unor fraze vagi, fara sens.
4. Introducerea unor criterii nejustificat de restrictive.